Como se sabe, as empresas brasileiras são submetidas a uma sequência de processos fiscais e legais para obterem a permissão de funcionamento. Essa burocracia se inicia logo na etapa de abertura do negócio e continua durante toda a existência da organização. Mas existe um programa que pode resolver boa parte desses transtornos burocráticos: o eSocial.
Se você ainda não conhece esse instrumento e como ele pode ser extremamente útil para sua empresa, continue a leitura até o fim!
O que é o eSocial?
A fim de descomplicar uma série de processos burocráticos, o governo federal lançou o SPED (Sistema de Escrituração Pública Digital). Em vigência desde 2014 (após um decreto), o eSocial, que é um elemento constituinte do SPED, tem a missão de auxiliar todas as empresas do Brasil na árdua tarefa de repassar informações associadas aos impostos, aos trabalhadores e à Previdência. Com o referido sistema, a escrituração de todas essas obrigações passa a ser feita de maneira unificada.
Além da Receita Federal, do INSS e do CEF, os ministérios do Trabalho e Emprego (MTE) e da Previdência Social (MPS) também estão envolvidas nesse projeto.
Como o sistema vai funcionar?
As empresas já registram todos os dados referentes aos seus respectivos funcionários — seja em formulários impressos ou via plataforma online. A diferença é que, com o eSocial, o procedimento será otimizado.
Essas informações serão agrupadas no denominado “arquivão”, uma compilação usada para complementação do banco de dados da Receita Federal. Após esse primeiro evento, a empresa passará a enviar atualizações acerca dos seus colaboradores.
Observe que o procedimento não pode conter erros. Daí a importância de contar com uma assessoria fiscal reconhecidamente eficaz.
Por que as empresas devem se atentar à atualização do cronograma?
Como é de praxe no Brasil, as mudanças são prorrogadas inúmeras vezes antes de concretizarem os objetivos previstos. Com o eSocial não é diferente. A expansão do programa para todas as empresas (independentemente do porte) está prevista para julho de 2018.
Em junho de 2017, o eSocial foi homologado para as organizações que registraram lucro acima de R$ 78 milhões no exercício anterior. A obrigatoriedade de uso da ferramenta para essas empresas se iniciou em janeiro de 2018.
O sistema só deve alcançar as demais empresas em julho deste ano. Vale ressaltar que estão incluídas as pequenas e microempresas, além das pessoas categorizadas como MEI (microempreendedor individual).
É fundamental que todas as empresas se preparem para o momento de utilização do eSocial. Confira os ajustes que precisarão ser efetuados:
- recadastramento dos colaboradores — deve conter um histórico do contrato e cadastro;
- recadastramento de carga horária, cargos e suas atribuições;
- registro de cumprimento do aviso prévio (com previsão de possível anulação);
- comprovação de contribuição sindical patronal;
- atualizações dos lançamentos relacionados aos pedidos de afastamento e concessão de licença — devem ser acompanhados por um histórico de emissão de atestados médicos e ajustamentos.
Quais são as principais obrigações fiscais integradas ao eSocial?
Um dos pontos mais delicados associados ao eSocial se refere às obrigações fiscais. Isso se deve à elevada complexidade inerente às rotinas contábeis presentes no âmbito brasileiro.
Dentre as obrigações fiscais que devem ser unificadas no eSocial, convém destacar as já conhecidas DIRF (declaração do IR retido na fonte) e DARF (referente ao recolhimento das receitas federais).
Vale dizer que a legislação tributária sofre frequentes atualizações, o que demanda uma atenção redobrada por parte das empresas. Na dúvida, sempre é recomendável contar com o suporte de uma assessoria contábil especializada.
Quais são as vantagens do eSocial?
A adoção do eSocial proporciona muitas vantagens — que não se aplicam somente às empresas, como você pode verificar.
Garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas
Na ótica dos trabalhadores, o grande benefício propiciado pelo eSocial consiste em uma visualização mais transparente dos contratos de trabalho. Simultaneamente a isso, o funcionário terá a certeza de que seus direitos previdenciários e trabalhistas serão respeitados.
Tanto as descrições do ambiente de trabalho, como os riscos relacionados às atividades exercidas, também constarão no documento de registro. Isso amplia a margem de segurança fornecida ao trabalhador.
Simplificação dos processos
No período anterior ao eSocial, as empresas tinham que encaminhar diversos registros para o seu respectivo órgão fiscalizador (INSS, CEF, MPS, MTE e Receita Federal). Esse processo ficou muito mais simples com o advento do eSocial.
Compartilhamento dos processos em arquivo único
Com o eSocial, os departamentos de recursos humanos precisarão introduzir informações relativas aos processos uma única vez. Em seguida, elas serão agrupadas em um documento digital, posteriormente compartilhado com todas as partes envolvidas.
Aperfeiçoamento do gerenciamento organizacional
A gestão da empresa também só tem a ganhar com a flexibilização do acesso aos registros, que poderão ser visualizados de qualquer local por meio da internet.
Os gestores poderão cruzar as informações atuais com as anteriores de uma forma mais direta e objetiva. Desse modo, será possível efetuar análises mais precisas quanto ao desenvolvimento da organização.
Com um panorama mais privilegiado a respeito dos próprios processos, o planejamento estratégico de cada corporação será mais detalhado e efetivo. O cruzamento dos dados facilitará a identificação dos indicadores mais relevantes.
Diminuição de gastos
Como estamos falando de um sistema digital de informações, a economia com a impressão de relatórios será significativa. Antes do decreto de implantação do eSocial, a lei obrigava o arquivamento físico de documentos durante até 30 anos. Logo, além da economia com papel, há um ganho de espaço.
Maior segurança contra fraudes
O sistema atrelado ao eSocial concederá mais transparência e segurança às informações. A explicação para isso reside na consistência dos dados, que ficarão armazenados em um ambiente de fácil acesso, mas menos vulnerável a fraudes.
Agora que você já sabe o que é o eSocial, fica fácil perceber o quão essa plataforma digital será benéfica para as empresas e seus respectivos trabalhadores.
Seja qual for o ramo de atividade do seu negócio, será muito mais fácil administrá-lo via sistema informatizado. Fique de olho no cronograma e, se precisar de ajuda, não hesite em buscar uma assessoria confiável.
Depois de conhecer melhor o eSocial, só falta ampliar ainda mais os horizontes da sua empresa. Curta nossa página no Facebook e continue bem informado sobre os principais assuntos do mundo empresarial!
