Recursos Humanos

eSocial: o que é e qual a importância para minha empresa?

Escrito por Grupo Fatos

Para reduzir a burocracia e facilitar o cumprimento das obrigações, o governo implantou o eSocial. A sua utilização será obrigatória a partir de 2018, contudo, alguns empresários e gestores ainda não sabem bem qual a sua função e quais os benefícios que ele trará.

 No texto de hoje, falaremos sobre o assunto para que você possa tirar as suas dúvidas e perceber o quanto a mudança será vantajosa para a sua companhia. Confira:

O que é eSocial?

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, surgiu da ação conjunta da Receita Federal do Brasil, do Ministério do Trabalho, do Instituto Nacional do Seguro Social e da Caixa Econômica Federal, com o intuito de facilitar o trabalho das empresas e diminuir a burocracia.  

Por meio dele, será possível enviar um único documento para todos os órgãos, contidas todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Como exemplo, podemos citar:

  • informações sobre os contratos de trabalho: datas de início, salário dos funcionários, eventuais promoções, férias, avisos prévios, condições especiais, licenças etc;
  • folhas de pagamento;
  • condições de trabalho;
  • atestados médicos e ocupacionais;
  • declarações de imposto de renda da pessoa jurídica;
  • recolhimento de imposto de renda das pessoas físicas;
  • comprovantes do recolhimento de FGTS;
  • comprovantes de recolhimento de multas relacionadas ao FGTS;
  • comprovantes de recolhimento das contribuições previdenciárias;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF);
  • termos de rescisão dos contratos de trabalho.

A implantação será obrigatória a partir do mês de janeiro de 2018 para todas as empresas que apresentarem faturamento superior a R$ 78 milhões. Para as demais, a obrigatoriedade surgirá no mês junho de 2018. 

Apesar de não existir previsão legal acerca de penalidades pela não implantação do sistema em tempo hábil, é preciso esclarecer que, a partir das datas designadas, não será possível cumprir as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de outra maneira.

Então, se a sua empresa não estiver preparada, você terá que responder pelo descumprimento de cada uma das obrigações individualmente, o que trará inúmeras dores de cabeça e enormes prejuízos. 

Convém ressaltar que as pequenas e micro empresas receberão um tratamento diferenciado em relação à utilização do eSocial. 

Quais os benefícios?

A utilização do eSocial oferece inúmeros benefícios para os empresários, para os funcionários e, claro, para o governo. Entre as vantagens, podemos citar:

Melhora do controle sobre o cadastro dos funcionários

Para cumprir as obrigações em dia, será necessário manter os dados cadastrais dos funcionários sempre atualizados. Com isso, você terá maior controle sobre essas informações, o que facilita a sua comunicação com cada um deles e a elaboração de um perfil da sua equipe.

Realização de cálculos trabalhistas mais precisos

Como você terá que acessar toda a ficha funcional dos funcionários e conferir a situação de cada um deles, será possível realizar cálculos mais precisos acerca dos vencimentos e dos benefícios que eles têm a receber, o que reduzirá o risco de problemas com ações judiciais de cobranças de verbas trabalhistas.

Acesso a documentos variados

Para preencher as informações exigidas no eSocial, será necessário reunir diversos documentos da empresa. Com isso, ao preparar-se para receber o programa, você poderá organizar o seu arquivo e selecionar os documentos mais importantes.

Manter tudo organizado facilita a localização caso surjam eventuais problemas. Então aproveite essa mudança para regularizar todas as pendências e colocar o seu negócio em ordem.

Segurança em relação às fraudes

Como todas as informações que devem ser repassadas aos órgãos governamentais estarão reunidas em um único documento, ficará mais difícil omitir dados do governo e fraudar na hora de recolher os impostos.

Isso traz vantagens para o poder público, mas também para aqueles empresários que cumprem regularmente com todas as obrigações e acabam concorrendo, no mercado, de forma desigual, com aqueles que sonegam.

Aumento da transparência

O eSocial permite que as informações prestadas pelas empresas sejam conferidas pelos órgãos públicos, pelos consumidores, pelos fornecedores e também pelas instituições financeiras.

Com isso, ficará mais fácil descobrir quem age ou não em conformidade com a legislação. Aqueles que apresentarem uma postura correta certamente terão um diferencial em relação aos demais e conseguirão mais credibilidade no mercado.

Facilidade na recuperação de informações

Por meio do eSocial, as empresas poderão acessar, a qualquer momento, todas as informações que foram enviadas ao governo.

Isso acontece porque o sistema dispõe de um backup automático dos registros, o que elimina a obrigação de guardar todos os documentos por mais de 30 anos e reduz o risco de problemas com a fiscalização.

Com certeza esse benefício merece destaque, afinal, ele contribui para a segurança das empresas e para a redução do trabalho relacionado à organização de arquivos.

Efetividade na garantia dos direitos trabalhistas

Outro ponto interessante do eSocial é que ele aumentará o controle em relação ao cumprimento das obrigações trabalhistas, o que é vantajoso tanto para o empregado quanto para o empregador.

Isso porque, ao mesmo tempo em que o empregado terá menores chances de ser lesado em relação aos seus direitos, o empregador terá menores riscos de ser réu em uma ação judicial de cobrança.

Além disso, convém ressaltar que, com o eSocial, as informações dos trabalhadores poderão ser localizadas rapidamente a partir de uma consulta por CPF. Com isso, caso ele tenha direito a algum benefício, a concessão será muito mais rápida e muito menos burocrática.

Melhora na gestão

Com todos os documentos organizados e atualizados, as empresas poderão realizar uma gestão de riscos mais eficiente e adotar medidas estratégicas para o crescimento, para a redução de despesas e muito mais.

Conhecer bem o próprio negócio faz toda diferença, então, a estratégia é aproveitar essa fase de mudanças e de adaptações para organizar a sua empresa e regularizar eventuais pendências.

Agora que você já conhece os benefícios do eSocial, já pode começar a organizar-se para implantá-lo na sua empresa. Quanto mais rápido os documentos forem reunidos, mais fácil será a adaptação e, com certeza, você só terá a ganhar.

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Sobre o autor

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