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Quais as principais responsabilidades fiscais de uma empresa?

Escrito por Grupo Fatos

Como um órgão de fiscalização tributária e arrecadação de impostos, a Receita Federal é um dos mais competentes do mundo.

Isso porque conta com uma rede de cruzamentos de dados e integrações com outros órgãos, além de rever e aperfeiçoar processos constantemente e investir muito em tecnologia de procedimentos e ferramentas fiscalizatórias.

Logo, não há espaço para que empresas descumpram suas responsabilidades fiscais — seja em atraso ou omissão — sem serem penalizadas por isso. E, de acordo com as aplicações em melhorias frequentes da Receita, as autuações hoje são muito mais rápidas do que eram poucos anos atrás; reação que ficará ainda mais ágil à frente.

Então, atente-se quanto às obrigações que sua empresa deve honrar com o Fisco para funcionar sem problemas — adimplente e com as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) em dia.

Agenda tributária das responsabilidades fiscais

Acompanhar a agenda tributária da Receita Federal, do estado e do município não é em si uma obrigação das empresas, porém é fundamental ter seu acompanhamento como prática. São essas agendas que mostram as obrigações do negócio e seus prazos de transmissão ou pagamento.

Ficar dentro da Lei é um dos elementos que garantem sucesso ao negócio. Afinal, ser um bom pagador e estar a par de suas obrigações fiscais transmite confiança tanto para seus clientes quanto fornecedores.

Você pode elaborar uma agenda tributária completa usando apenas o Excel. Para isso, crie um novo documento e, em uma planilha, monte colunas com o prazo da obrigação, qual imposto ela está atrelada, breve descrição e seu código de recolhimento.

Com apenas essa ferramenta, você com certeza vai conseguir resultados excelentes!

Responsabilidades tributárias

Em relação à tributação, a primeira obrigação de um empreendimento é escolher o regime tributário. Além disso, também é uma grande decisão para os negócios, pois a escolha errada pode exigir da empresa pagamento de impostos desnecessários e burocracia desproporcional.

Nessa opção, a organização passa a adquirir responsabilidades fiscais com pagamentos e transmissões de declarações. Consequentemente, tem de cumprir com todas elas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos na agenda tributária da Receita Federal.

Vamos explorar os regimes tributários praticados no Brasil:

Simples Nacional

O Simples Nacional é onde estão todas as empresas que faturam igual ou inferior a R$ 360 mil por ano. Dessa forma, temos as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. O Microempreendedor Individual também faz parte do Simples, mas em uma categoria ainda mais simplificada desse regime.

Nem todas as empresas podem fazer parte desse regime tributário: elas precisam atuar em atividades permitidas para o Simples Nacional, que estão designadas na Lei Complementar 123/06. Então, atenção ao CNAE da sua empresa!

Empresas do Simples não podem contar com sócios fora do país, assim como não estão permitidas a terem participação no capital social de outra empresa. Existem mais algumas exigências desse regime, que todo empreendedor deve conhecer e que estão listadas na legislação.

O principal benefício do Simples Nacional, como o próprio nome indica, é a simplicidade de tributação. No caso, todos os impostos da empresa são recolhidos através de uma única guia, e suas alíquotas são menores que os demais regimes.

Analisando o MEI, os impostos dessa categoria, independentemente da atividade exercida pelo empreendedor, sempre resultam em algo em torno de 5% do salário mínimo vigente.

Lucro Presumido

Qualquer empresa que fature R$ 78 milhões ou menos pode se enquadrar no Lucro Presumido. Nessa categoria, o cálculo dos tributos é feito com base na estimativa do lucro, ou seja, presumindo-se seu valor.

Um detalhe importante é que não existem requisitos para se enquadrar no Lucro Presumido, fora o limite de faturamento. Portanto, uma empresa do Simples pode ser desenquadrada e se tornar de Lucro Presumido, a depender de suas características.

Ao contrário do Simples, empresas dessa categoria não têm abatimentos na tributação, que é feita de maneira cumulativa.

O lucro presumido varia de acordo com a atividade da empresa, podendo tomar valores entre 1,6% e 32% do total de suas receitas. O teto de tributação, atualmente, é de 35% para empresas nesse enquadramento.

Lucro Real

Empresas do Lucro Real são gigantes do mercado, com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Portanto, a tributação é feita em cima de seu lucro, valor este que deve ser conhecido com extrema precisão pela organização.

Como era de se esperar, esse é o regime mais complexo que temos no Brasil, dado que traz muitas responsabilidades ao gestor, sobretudo no setor contábil da empresa.

Talvez a única vantagem desse enquadramento é o crédito para empresas que fecham o ano no vermelho: nesta ocasião, elas estão desobrigadas a pagar impostos, assim como geram créditos para futuros abatimentos em tributações.

No total, temos cerca de 34% do lucro da empresa pagos como tributo aos cofres públicos, muitas vezes inferior ao do Lucro Presumido. Porém, o preço a ser pago é uma enorme organização fiscal interna.

Feita esta pequena introdução dos regimes tributários brasileiros, vamos às obrigações fiscais de cada um desses regimes. Leia nas próximas seções:

Simples Nacional

O regime simplificado é o menos pesado em todos os aspectos — exige a entrega de apenas uma declaração anual e o pagamento de tributos uma vez ao mês.

O Documento de Arrecadação do Simples (DAS) compreende todas as siglas que um negócio deve pagar. Em média, são seis tributos, dependendo das atividades desenvolvidas e de quais anexos do Simples elas estão enquadradas.

A Declaração de Informações Fiscais e Socioeconômicas (Defis) é transmitida anualmente pelo próprio portal do Simples Nacional, dentro do site da Receita.

Nele, são exigidos dados de forma superficial, comparando com obrigações acessórias de outros regimes, como a composição societária da empresa, dinheiro em caixa e contas bancárias, compras efetuadas, estoques e número de funcionários.

DeSTDA

A Declaração de Substituição Tributária, do Diferencial de Alíquota e e da Antecipação de ICMS é obrigatória a optantes do Simples Nacional que comercializam e industrializam.

Por meio dela, os optantes informam as Secretarias da Fazenda dos estados sobre o pagamento de substituição tributária, de antecipação de tributo e de diferença de alíquota de ICMS em suas compras.

Regimes que tributam o lucro

Os dois principais regimes que tributam o lucro são o Lucro Real e o Presumido. A grande diferença entre eles é que um tributa o lucro líquido com os impostos federais e outro, o Presumido, faz essa tributação por meio de faixas de presunção do lucro por atividades.

Lucro Real

Optando por esse enquadramento, ou sendo a única opção da empresa por motivos que impeçam outra escolha, é possível apurar o lucro trimestral ou anualmente.

No primeiro caso, utiliza-se o resultado líquido antes do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) de cada trimestre, para aplicar justamente os percentuais desses dois impostos.

No método anual, o negócio é obrigado a recolher ambos os tributos mensalmente por estimativa e ao fim do ano, no encerramento contábil, fazer o ajuste deles com o lucro do ano em mãos.

Além desses do IRPJ e da CSLL, mensalmente é preciso pagar Pis e Cofins, ambos sobre a receita bruta de cada período.

Em relação às obrigações acessórias, em geral, são as seguintes para o regime:

  • Escrituração Fiscal Digital (EFD) — Contribuições: para transmissão de informações referentes a créditos, apurações e pagamentos de Pis e Cofins;
  • EFD — IPI e ICMS: para transmissão dos dados referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), além de documentos, caso a empresa comercialize ou industrialize;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD): para transmissão da escrituração contábil do ano ao Fisco;
  • Escrituração Contábil Fiscal: para transmissão de todas as informações relativas às apurações de IRPJ e CSLL;
  • Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur);
  • Declaração referente ao Imposto Sobre Serviços (ISS) exigida pela prefeitura da cidade, caso a empresa seja uma prestadora;
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), cuja finalidade é informar à Receita Federal contribuições e tributos apurados, pagos, compensados, parcelados e recebidos em créditos.

Lucro Presumido

Esse enquadramento permite apenas a apuração trimestral de IRPJ e CSLL, com as alíquotas aplicadas na parte do faturamento — que é considerada lucro para a atividade da empresa.

Aqui, também há incidência de Pis e Cofins. Porém, os percentuais são menores do que a metade daqueles cobrados no Real.

Quanto às declarações, há pouca diferença para o regime acima. Das seis responsabilidades fiscais declaratórias que listamos no enquadramento anterior, apenas o Lalur não é obrigatório no Presumido, por ser exclusivo do Lucro Real.

Emissão de notas fiscais

Faturar sem emitir notas fiscais é proibido em qualquer ocasião, inclusive configurando crime de sonegação pela não declaração de transação e impostos envolvidos.

Para poder emiti-las, comércios e indústrias têm de se credenciarem no site da Secretaria da Fazenda estadual, nos ambientes de teste e homologação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Já os prestadores de serviços devem se informar na prefeitura sobre o procedimento necessário, pois as cidades têm diferentes regras para a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-E).

As notas fiscais são elementos de suma importância para as empresas. Pense nelas como documentos comprobatórios das operações de seu negócio, onde qualquer erro pode acarretar diversos problemas legais.

Existem várias habilidades que todos os empreendedores devem dominar antes de começar a faturar. Emitir, armazenar e retificar notas fiscais é uma delas. Por sorte, as empresas do Simples Nacional, na maioria das cidades, contam com emissor próprio da prefeitura local, programa este intuitivo e com manual simplificado.

Empresas maiores que o MEI precisam de cuidados mais rigorosos com suas notas fiscais. É por isso que contratar um contador ou agência de contabilidade é bastante comum e necessário entre as empresas do Simples.

Obrigações trabalhistas

Todas as ocorrências pontuais — como admissão, demissão e afastamento de funcionário por acidente ou doença — precisam ser informadas ao Fisco. Para a admissão, enquanto o e-Social ainda não é obrigatório, os procedimentos são mais internos.

Já uma demissão ou um afastamento, exigem processos específicos e transmissões de informações aos órgãos governamentais.

Mensalmente, no processamento da folha de pagamentos, as empresas devem informar ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), à Caixa Econômica Federal e a demais órgãos todos os dados processados. Além disso, têm de emitir as guias do Fundo de Garantia e da Previdência Social, pagando-as até os dias 7 e 20 posteriores à emissão.

Além disso, após a transmissão acima, é preciso enviar o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) ao MTE.

Quanto às obrigações anuais, temos o pagamento da guia de contribuição sindical — composta pelo valor de um dia de trabalho de cada funcionário — apurada na folha de março e paga até o último dia de abril. E também deve ser entregue a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referente à folha de pagamentos do ano anterior.

Declaração de impostos retidos

Outra declaração anual muito importante é a Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF). Nela, todas as retenções de imposto de renda em pagamentos e recebimentos de pessoas físicas e jurídicas são informadas.

O DIRF é uma das obrigações fiscais que mais causam dor de cabeça para os empreendedores. O motivo disso é simples: as regras e o formato da declaração mudam todos os anos, muitas vezes sem um padrão de requisições.

Em 2019, por exemplo, tanto pessoas físicas quanto jurídicas que fizeram pagamentos com retenção de contribuições sociais ou previdenciárias foram obrigadas a elaborar o DIRF, mesmo se o pagamento ocorreu em apenas um mês do ano calendário de 2019.

Se você não enviar o DIRF, corre o risco de pagar multa equivalente a 2% ao mês, ou então uma fração do IR informado. Para pessoas físicas, o valor mínimo da multa é de R$ 200; já pessoas jurídicas devem pagar pelo menos R$ 500.

Outro ponto importante diz respeito à transparência da empresa perante seus colaboradores. A organização precisa emitir informes de rendimento para todos os funcionários aptos a pagar IR, sendo esta uma de suas obrigações fiscais “indiretas”.

Escrituração contábil

Com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI), todas as empresas são obrigadas a fazerem a escrituração contábil. Isso significa lançar todos os fatos referentes à movimentação de valores ou mutação de patrimônio do negócio.

Além disso, mensalmente é preciso emitir o balancete contábil — que também serve para conferência de saldos de débito e crédito, para saber se há algum erro de lançamento. E ao fim do ano, no encerramento contábil, os ativos e passivos precisam ser conferidos para a correta emissão dos seguintes documentos:

  • Livro Diário;
  • Livro Razão;
  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA);
  • Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);
  • Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL).

Restou alguma dúvida sobre as responsabilidades fiscais, contábeis ou trabalhistas da sua empresa? Deixe-a nos comentários para podermos ajudar!

Sobre o autor

Grupo Fatos

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