É muito fácil controlar a jornada de trabalho e as horas extras de um ou dois funcionários, mas, a partir disso, fazer registros e gerir manualmente se torna contraproducente e algo propenso a erros graves. Uma forma de fazer isso com excelência é utilizar o ponto eletrônico na empresa, que automatiza as marcações de entradas e saídas do expediente e ainda pode agilizar e dar mais exatidão ao processamento da folha de pagamentos.
Portanto, se você pretende aplicar essa tecnologia no seu negócio está tomando uma boa decisão. Porém, precisa se informar para não ter transtornos na adoção dela. Então, acompanhe este post por completo para ter mais tranquilidade e certeza na automação do seu controle de ponto.
3 formas de registrar os horários dos funcionários
Instalar o ponto eletrônico na empresa
O ponto eletrônico é composto por uma unidade leitora e outra de ativação, as duas juntas fazendo os registros eletronicamente. As informações são enviadas para o software da ferramenta e para um espaço de armazenagem de dados em nuvem.
Quando necessário, como no fechamento da folha de pagamentos, basta acessar o software e emitir os relatórios com datas, horários e horas trabalhadas comuns e extras já totalizadas.
Em relação ao funcionamento diário, por exemplo, quando o investimento é na tecnologia de biometria a unidade leitora é o equipamento no qual os funcionários passam as digitais, que ativam a leitura, para registro do expediente.
Além da biometria, existem os pontos ativados por cartões magnéticos e de aproximação, que podem ser crachás. No primeiro, cada colaborador precisa passar seu cartão na leitora para registrar o ponto, já no segundo basta aproximá-lo da máquina para o registro.
Entre os três formatos o mais indicado é a biometria, pois elimina a necessidade de algo físico e que pode ser perdido para registro das horas. Ademais, com a biometria uma entrada ou saída de colaborador nunca poderá ser fraudada porque é impossível um empregado bater o ponto de outro.
Instalar o relógio com registro cartográfico
Este sistema funciona com um relógio mecânico, ativado por movimento braçal e papéis pré-impressos com os dias tabelados para receberem os registros à tinta, carimbados pelo relógio.
Antigamente, era o formato mais comum de registro das horas trabalhadas e horários de empregados. Para empresas pequenas e com poucos funcionários ainda pode ser uma alternativa viável, mas se torna obsoleta e cria problemas para as grandes.
Neste padrão, funcionários podem acobertar faltas e atrasos de colegas registrando a entrada deles. Ainda, os cartões podem ser perdidos e batidos da forma errada, necessitando de correções feitas à mão que dificultam a totalização das horas no processamento dos salários.
Usar livro de ponto
O livro para ponto pode ser comprado em gráficas, como os cartões de relógios mecânicos, prontos para uso. Neles, há espaço para registro de horas normais e extras, de datas e também para as assinaturas de empregador e empregados.
O que diz a legislação sobre registro ponto
A primeira legislação sobre uso de pontos eletrônicos surgiu em 2009, quando esses sistemas já eram largamente utilizados, pela Portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
A Portaria em questão foi criada para regulamentar a utilização dos pontos eletrônicos, garantir a transparência no uso da tecnologia por todos os envolvidos e coibir possíveis más práticas na aplicação desses sistemas. Algumas definições desta Portaria são:
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não deve haver algum horário que restrinja a marcação de ponto pelos colaboradores;
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são proibidos os registros automáticos de entradas e saídas de jornada de trabalho;
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é proibida a alteração dos dados que são registrados no uso diário do ponto;
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o sistema tem de emitir comprovantes nas marcações para os funcionários armazenarem e utilizarem caso seja necessário, como para comprovação de realização de horas extras.
Depois, em 2011, o MTE emitiu a Portaria 373, com o intuito de atualizar a anterior — sem modificar as diretrizes e proibições citadas acima e outras da Portaria 1.510/2009.
Como adição, a Portaria 373/2011 definiu que possíveis formas de marcação de ponto alternativas podem ser adotadas pelas organizações, desde que atendam aos direitos e deveres instituídos pela primeira Portaria. Para isso, o formato a adotado deve, obrigatoriamente, ser autorizado pela convenção coletiva que rege as relações de trabalho entre os funcionários e o negócio.
A segunda Portaria também estabeleceu que tais modelos alternativos, quando as empresas optarem por eles, precisam atender às seguintes exigências impostas aos formatos eletrônicos mais largamente utilizados:
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identificar cada funcionário e a empresa;
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permitir consulta de horários e expedientes registrados;
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ter central de armazenamento de informações segura e que permita consultas e buscas;
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ser de fácil acesso aos empregados no local de trabalho.
Um desses formatos alternativos é a marcação via celular, por aplicativo, que registra horário e local conforme o GPS do aparelho do trabalhador.
4 vantagens do ponto eletrônico frente aos manuais
Melhor controle sobre jornada de trabalho e horas extras
Principalmente no registro de ponto por livro, no qual é muito fácil que horas exatas sejam manualmente apontadas. Nisso, minutos de atraso podem passar despercebidos, permitindo que esse tipo de comportamento siga ocorrendo e sem que o empregador faça os devidos descontos.
O mesmo vale para as horas extras, que se não forem rigidamente controladas podem ser pagas a mais ou a menos.
Quanto a isso, ter o ponto eletrônico na empresa garante a empregador e empregados que haverá transparência na jornada de trabalho e que nenhum pagamento ou desconto deixará de ser feito.
Facilidade para processamento da folha de pagamentos
É muito mais fácil e rápido calcular as horas trabalhadas, normais e extras, faltas e outros elementos quando se tem esses números totalizados e entregues pelo sistema de ponto, ao contrário de apurar manualmente contando os valores obtidos em papel.
Mais segurança na guarda de informações
O armazenamento de dados em nuvem, com backups frequentes, aumenta muito a segurança dos registros, que não podem ser perdidos ou extraviados.
Manutenção da disciplina de pontualidade dos funcionários
Sem a possibilidade de marcar entradas e saídas de jornada em outro momento ou para outra pessoa, principalmente quando se utiliza a biometria, os trabalhadores são menos propensos a descuidarem de seus horários de início de expediente.
Como implementar o ponto eletrônico na empresa
Primeiramente, o responsável tem de definir qual tecnologia deseja usar considerando critérios internos. Caso o negócio queira investir mais em funcionalidades e segurança, por exemplo, pode optar pelo biométrico. Já se o fator de definição for custo deve procurar o que apresenta melhor custo-benefício, independentemente se funciona com biometria ou cartões.
Depois da escolha é preciso instalar o sistema e configurá-lo conforme o expediente do negócio, suas horas extras e as informações dos funcionários. Por fim, os colaboradores devem ser cadastrados, receber seus acessos e serem instruídos para correta utilização.
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