Tecnologia

Como definir o orçamento de TI? Saiba aqui!

Escrito por Grupo Fatos

Há muito tempo, a Tecnologia da Informação deixou de ser um diferencial e passou a representar um recurso obrigatório para manter a sustentabilidade da empresa. Por esse motivo, antes de definir o orçamento de TI, convém levar em consideração que esse setor é um ativo que gera resultados.

Afinal, uma gestão eficiente depende de uma tecnologia competitiva, capaz de atender ao volume de demandas e informações. Portanto, manter os processos em ordem garante o melhor aproveitamento do seu investimento e garante melhor produtividade.

No post de hoje, você vai saber por que definir um orçamento de TI, a importância de fazer um planejamento, dicas para calcular o custo do investimento e erros que você não pode cometer na hora de fazer o orçamento. Continue a leitura!

Por que definir um orçamento de TI?

Você já percebeu que a cada dia a sua responsabilidade como empreendedor aumenta? Durante a rotina de trabalho, diversas situações exigem conhecimentos sobre finanças, gestão de pessoas, análise de risco e tudo o que envolve os negócios.  

Nesse sentido, a elaboração de um orçamento de TI aliada à gestão de projetos te ajuda a ter uma visão mais abrangente da previsibilidade financeira. Ao mesmo tempo, é possível otimizar recursos, antecipar problemas como renovação de licenças, captar e armazenar informações relevantes sobre a infraestrutura da empresa, entre outros.

O planejamento é o primeiro passo

Para desenvolver um bom orçamento de TI, o ideal é começar um planejamento financeiro com base na situação real da organização. Para isso, os valores devem permanecer alinhados com o planejamento estratégico, bem como outros investimentos paralelos.

Essa ação torna possível a aprovação de projetos no caso de a empresa possuir recursos alocáveis. Também serve como referência para adquirir mais recursos para cobrir possíveis investimentos.

Listamos alguns itens para que fique bem claro alguns pontos que devem ser levados em consideração na hora de fazer o orçamento. Confira!

Faturamento do último ano

Analise os relatórios sobre o faturamento do último ano para garantir estabilidade no seu negócio. Confira se o recurso existente é suficiente para manter os equipamentos e adquirir novos.

Previsão de crescimento

Uma empresa que tem previsão de crescimento exponencial deve considerar o aumento do orçamento de TI, pois a demanda de novos projetos aumenta.

Estações de trabalho

Leve em consideração a substituição dos dispositivos e ferramentas que cada colaborador utiliza no dia a dia do trabalho.

Servidores

Observe os equipamentos que estão com a garantia perto da data de vencimento e avalie a necessidade de colocar esse custo no orçamento.

Licenciamento

Cada fabricante possui o seu próprio modelo de licenciamento. Verifique a possibilidade de conseguir vantagens na renovação dos contratos e considere esses valores tanto para estações de trabalho como para licenciamento de servidores.

Equipamentos

Mapeie os equipamentos necessários que o seu empreendimento ainda não possui. Pense na possibilidade de contratar empresas para serviços pontuais.

Gestão de pessoas

Considere todas as pessoas envolvidas no projeto, setores de desenvolvimento, suporte e outros.

Dicas para calcular o custo do investimento

Para calcular o investimento, é importante considerar, além dos custos, o retorno da aplicação. Os custos englobam o TCO (Total Cost of Ownership, uma previsão do investimento do projeto de TI).

Ele, por sua vez, abrange o Capex (aquisição de hardware e licenças de software) e Opex (despesas com a estrutura operacional e outras).

O TCO inclui investimentos com:

  • treinamento de equipes;
  • manutenção em geral;
  • custos em consequência de falhas e interrupções no sistema;
  • queda de desempenho;
  • consumo de energia;
  • garantia de qualidade;
  • custo para desativação.

Lembre-se de que os gastos operacionais com a equipe de TI merecem toda a sua atenção. Cada detalhe é importante para que o orçamento fique de acordo com a realidade da empresa.

4 erros que você deve evitar no orçamento de TI

Para reforçar os conhecimentos que expomos aqui, agora você saberá o que não fazer na hora de elaborar o orçamento de TI. Acompanhe com atenção.

1. Ignorar o uso de novos equipamentos

É comum o gestor permanecer com aparelhos obsoletos na intenção de economizar na licença dos softwares. Acontece que essa atitude gera outros problemas, como perda de dados importantes, falhas no armazenamento e até pane geral no equipamento.

2. Ter uma equipe desqualificada

Não adianta investir na melhor infraestrutura se as pessoas não conseguem operá-la. Priorize o investimento em capacitação de pessoal para que a produtividade da sua empresa não fique comprometida.

Faça com que ela esteja sempre atualizada com as novas tecnologias, sistemas e linguagens de programação.

3. Não planejar a capacidade de armazenamento

Muitas empresas não fazem um planejamento da capacidade necessária para suportar o volume de dados e qual o melhor modelo para o seu tipo de negócio. O resultado disso são mudanças constantes que alteram o orçamento previsto.

Por isso, o ideal é fazer a escolha mais acertada antes de investir na forma de armazenamento.

4. Esquecer as soluções de longo prazo

Outro erro comum é não priorizar as necessidades da empresa no planejamento, principalmente em projetos de inovação ou migração. É importante definir alguns critérios, como a criação de soluções com equipe própria ou por meio de empresas terceirizadas.

Além disso, analise a necessidade que o seu investimento tem em relação ao projeto, sistemas e infraestrutura a longo prazo, bem como o tempo para buscar a solução, possíveis riscos, manutenção e suporte.

Como você viu, investir em soluções práticas e inteligentes é uma necessidade básica de toda empresa que busca sustentabilidade e desenvolvimento. O planejamento é uma etapa importante desse processo, pois é por meio dele que você analisará os recursos que já possui e os que pretende adquirir.

Sendo assim, fazer o orçamento de TI não deve ser visto como despesa, mas como uma forma de viabilizar o crescimento da organização e de todas as pessoas que atuam nela — proporcionando mais praticidade e qualidade de vida.

E então, você já cometeu algum desses erros que apresentamos na hora de fazer o seu orçamento de TI? Deixe um comentário contando como aconteceu e o que você fez para solucioná-lo!

Sobre o autor

Grupo Fatos

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