Finanças

Saiba como e onde agir para obter uma redução de custos nas empresas

Escrito por Grupo Fatos

Além de criar um produto ou serviço para resolver um problema, o objetivo de todo empreendedor é obter lucros e fazer com que a empresa cresça continuamente. Durante o processo, naturalmente, os custos aumentam e os resultados podem ser catastróficos.

Gastos desenfreados, mesmo que sejam visando melhorias, não são a maneira mais acertada de se chegar ao topo. Ao mesmo tempo, cortar custos de forma indiscriminada pode prejudicar o desempenho do negócio.

Como fazer isso da maneira correta? Elaboramos este artigo com dicas práticas para te ajudar a reduzir custos e fazer a empresa crescer. Confira!

Diferenças entre custos e despesas

Custos são todos os gastos relativos à aquisição ou geração de mercadorias, tais como energia elétrica, matéria-prima, gastos de fabricação, mão de obra, etc. Já as despesas são todos os gastos destinados à administração da empresa, como área de marketing, comercial, desenvolvimento de produtos e setor financeiro.

Entender a diferença entre esses conceitos é importante, pois, ao cortar custos ou despesas sem critérios, você poderá comprometer a produção ou as atividades que são importantes na geração de receita para a companhia.

7 dicas para uma redução eficaz de custos em sua empresa

1. Analise sistematicamente os custos

O primeiro erro geralmente cometido por quem deseja reduzir custos é diminuir o quadro de colaboradores sem um estudo prévio. Na maioria dos casos, em vez de reduzir custos essa medida pode gerar o efeito contrário.

Entre os problemas, podemos citar:

  • custo alto com horas extras;
  • atraso na entrega;
  • multas;
  • perda de clientes;
  • baixa produtividade.

Antes de demitir e passar por todos esses problemas, é preciso realizar análises em todas as áreas da empesa. O primeiro passo é listar todas as contas. Em seguida, reunir todos os gestores e peça que cada um analise cada conta com a sua equipe.

Nessa análise é preciso que se responda a seguinte pergunta: se essa atividade (geradora do custo) for excluída, quais serão os impactos?

Com esse simples exercício é possível descobrir diversas atividades que não agregam valor, eliminá-las e conseguir reduzir custos.

2. Automatize os processos

Com o primeiro passo você conseguirá identificar e eliminar gastos supérfluos, mas isso é apenas o começo.

Agora é a hora de automatizar processos. Escolha alguns processos-chave e desenhe todo o fluxo. Reúna-se com as áreas responsáveis para analisar todas as variáveis e certificar-se de que nada foi deixado de lado.

O próximo passo é simplificar. Pergunte-se: que partes não são necessárias? Quais não precisariam de aprovação para seguir? E quais poderiam ser automatizados por sistemas?

A tecnologia é uma realidade e deve ser usada a favor das empresas. Ela é fundamental no processo de automação e essencial para garantir a segurança das informações, tornar os processos mais ágeis, melhorar a comunicação e gestão. Entre alguns itens que você pode automatizar estão a gestão de documentos, gestão de estoque e acompanhamento de indicadores.

3. Peça ajuda dos colaboradores

Uma política de redução de custos só será eficiente com a participação de todos. Então, antes de tomar qualquer decisão sobre cortes ou diminuições, realize reuniões e ouça os demais colaboradores.

Informe a real situação e necessidades da empresa. Mostre como isso afetará direta ou indiretamente todos os funcionários e, em seguida, peça ajuda aos colaboradores.

Ao fazer isso, você não só será mais efetivo nas ações — afinal, ninguém melhor do que aqueles que vivem o dia a dia da empresa para saberem onde é possível reduzir com maior facilidade —, como também mostrará que se importa com os colaboradores e que eles são fundamentais para o sucesso da empresa.

4. Estude e analise o fluxo de caixa

Planejar e ter uma boa análise sobre o fluxo de caixa é essencial para conhecer os prazos de recebimento e pagamentos da empresa. Com isso, você conseguirá negociar melhor os pagamentos e dividendos da empresa.

Identifique quais contas estão sendo pagas com juros e negocie com os fornecedores novos prazos. Outro passo para melhorar o fluxo de caixa é aumentar o giro do estoque, fazendo compras menores e mais regulares.

Tendo sempre esse controle, você saberá dosar a parte financeira da empresa e será mais fácil passar meses de baixa sem pagar juros altos, evitando prejuízos e aumentando a margem de lucro.

5. Aperfeiçoe a produtividade

Simplificar é o grande segredo para tornar os processos mais ágeis e certeiros, aumentando a produtividade e reduzindo custos.

Muitas vezes, a produtividade dos colaboradores é diminuída ou prejudicada por ações desnecessárias, como reuniões longas e desgastantes. Se tiver que fazer reuniões, programe-as antes e faça com que sejam o mais rápidas e eficientes possíveis.

Em alguns casos, é comum a utilização de dupla ou tripla conferência. Utilize sistemas para automatizar e garantir a segurança no processo. Essa ação reduzirá o tempo do processo, manterá a segurança e aumentará a produção.

6. Faça treinamentos

Treinamentos e cursos são fundamentais para a redução de custos. Alguns podem achar que esse tipo de estratégia aumenta os gastos da empresa, mas é o contrário.

O funcionário bem treinado é mais eficiente e mais aberto a novas políticas e projetos. Estará apto para substituir outro em caso de férias ou alguma emergência, entendem que o crescimento da empresa aumentará suas chances de promoção e aumentará a sua bagagem para o mercado, o que fará que se dedique mais.

Além disso, os treinamentos melhoram o clima organizacional, pois os colaboradores se sentem mais motivados e importantes, o que diminui a rotatividade e reduz custos com multas e contratações.

7. Avalie criticamente antes de qualquer demissão

Antes de tomar qualquer decisão sobre demissão, faça as contas e analise os gastos que terá com a rescisão e todos os direitos trabalhistas do colaborador. Além disso, leve em consideração o tempo que levará para que uma nova pessoa aprenda a fazer aquele tipo de trabalho com eficiência, ou se há alguém na equipe que saiba exercer a mesma função.

Tenha certeza de que conseguirá manter a demanda e a qualidade do produto ou serviço ao seu cliente, pois, caso contrário, além de perder o colaborador, você perderá também os clientes.

A redução de custos nas empresas é fundamental para sobrevivência e crescimento da empresa, mas apenas se realizada da forma correta pode melhorar a eficiência, velocidade e qualidade. Gostou do artigo? Então compartilhe em suas redes sociais.

Sobre o autor

Grupo Fatos

Com mais de 20 anos de mercado e um atendimento de excelência, nos tornamos um Centro de Apoio ao Empreendedor, estruturado em unidades de negócios de diferentes áreas (Contabilidade, Consultoria, TI, Financeiro e RH), com soluções corporativas que permitem potencializar o futuro de nossos clientes.

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