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Aprenda como utilizar o Whatsapp dentro da sua empresa

Escrito por Grupo Fatos

O mundo corporativo mudou bastante nos últimos anos. Com o surgimento de novas tecnologias, a forma como a empresa se comunica com seus clientes e colaboradores sofreu uma transformação radical, especialmente com o uso do WhatsApp nas empresas. Mas, como tudo na vida, é preciso saber usá-lo com sabedoria.

A tecnologia está em evolução constante e de nada vale tentar resistir a ela: é preciso estar preparado para atualizar-se e extrair o que há de melhor dessas novas ferramentas para ajudar seu negócio. Um exemplo são os comunicadores instantâneos, como o WhatsApp, que têm ganhado muita força e adesão nos últimos anos e sua empresa pode capitalizar seu sucesso.

O aplicativo já conta com mais de 1.3 bilhões de usuários ativos no mundo todo e está em constante evolução para atrair ainda mais usuários, como a opção de pagamentos diretos via app. No Brasil, um dos países onde é mais popular, 90% das pessoas que possuem smartphones utilizam o WhatsApp ativamente. Agora, imagine a abrangência do seu negócio através do aplicativo?

Por isso, no post de hoje mostraremos algumas práticas de sucesso para utilizar o aplicativo em sua empresa, além de dar dicas sobre o que evitar para não ter problemas com invasão de privacidade e até perder potenciais clientes por insistência e pedância.

Como utilizar o WhatsApp nas empresas?

Existem duas formas de se utilizar o WhatsApp na empresa: internamente externamente. A primeira refere-se ao uso organizacional do aplicativo, que beneficia as rotinas e processos da empresa. A segunda está ligada ao relacionamento e à expansão do negócio, com atuação de um menor grupo de pessoas da empresa.

Usando o WhatsApp com seus colaboradores

Começaremos com o uso interno do WhatsApp. Vamos lá?

1. Crie um grupo da empresa

Criar um grupo da empresa pode economizar muitas horas (e consequentemente recursos) de envio de avisos por e-mail, reuniões gerais para recados rápidos etc. Os avisos gerais podem ser dados diretamente no grupo e podem ser feitos por todos dentro da empresa.

Os grupos também ajudam no compartilhamento de aprendizados e insights que cada time obteve. Além disso, a resolução de problemas fica muito mais rápida e dinâmica, uma vez que todos podem dar o feedback e ajuda para quem necessita, especialmente quando surge um problema específico e o colaborador tem dificuldade em saber quem pode ajudá-lo. Basta mandar no grupo para saber quem tem mais experiência no assunto.

2. Utilize as listas de transmissão

Um cliente visitará a empresa de última hora? A empresa está sem energia? Avise pelas listas de transmissão. Todo recado urgente pode se beneficiar com esse recurso. Ao contrário dos grupos, nas listas existe a certeza de que o colaborador verá a mensagem, pois ele a recebe diretamente.

Isso ajuda a evitar transtornos, como receber um cliente e não ter tempo de avisar a equipe para vestir-se formalmente, por exemplo.

3. Estabeleça regras de uso

Apesar de ajudar muito na organização da empresa e de seus funcionários, é preciso sempre estabelecer algumas regras importantes.

Deixe claro para seus colaboradores que os grupos e listas de transmissão da empresa devem ser utilizados para compartilhar coisas úteis para o negócio, concentrando-se principalmente nos recados. Se tiver muitos colaboradores, criar um grupo especialmente dedicado para assuntos miscelâneos é uma boa saída para separar os recados úteis daqueles não tão úteis assim.

Utilizando o WhatsApp com seus clientes

Não são apenas os processos internos da sua empresa que ganham com o uso do aplicativo. A seguir mostraremos algumas vantagens de se utilizar o WhatsApp externamente. Confira:

1. Obtenha feedback

Atualmente, seus clientes podem deixar feedbacks sobre a empresa em diversas plataformas como o Facebook, Google, ProCon e ReclameAqui. A desvantagem dessas plataformas é, justamente, serem de visibilidade pública e alguns feedbacks podem manchar a reputação da empresa.

Por isso, estabelecer o WhatsApp como um canal de avaliação e reclamações é uma saída inteligente para resolver problemas de maneira rápida, direta e sem “levantar poeira”. Isso também ajuda a evitar o desgaste no relacionamento que os feedbacks públicos costumam provocar.

2. Melhore o atendimento

Além de melhorar a forma como sua empresa lida com os feedbacks, o WhatsApp também pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente.

O aplicativo está sempre à mão e, na maioria das vezes, seus clientes vão preferir entrar em contato com você através deste canal. Por isso, esteja sempre disponível para seus principais clientes e prospects, estreitando o relacionamento e criando uma relação de confiança e parceria. É importante que eles saibam que podem contar sempre com seu negócio.

Mas atenção: evite exageros. Emergências acontecem de vez em quando e algumas mensagens podem aparecer de madrugada, finais de semana e feriados. Porém, se isso acontecer regularmente, não tenha medo de deixar claro a seus clientes alguns limites pessoais para o uso do aplicativo.

3. Faça vendas diretas

As vendas diretas pelo WhatsApp já são bastante comuns entre os empreendedores individuais, mas também têm ganhado força com empresas de todos os nichos. A grande vantagem é poder oferecer ofertas e promoções em primeira mão e já fechar a compra no atendimento via app.

Empresas que trabalham com retirada de pedidos, como as do ramo de alimentos e restaurantes, podem se beneficiar muito com a prática. Quando um cliente ficar sem determinado produto para o almoço ou jantar, basta realizar o pedido pelo aplicativo e já fechar tudo por lá (pagamentos, entrega, etc.).

Negócios que fazem pedidos de compras regulares também conseguem otimizar as vendas diretas com o aplicativo enviando, regularmente, uma mensagem para os clientes nos dias que antecedem a data de sua compra mensal.

Como você tem usado o WhatsApp no seu negócio?

Existem inúmeras maneiras de se utilizar o WhatsApp na empresa e nós mostramos apenas as principais tendências que seu negócio pode aproveitar. Basta ser criativo e encontrar novos meios em que o aplicativo pode ajudar nas diferentes necessidades de cada tipo de negócio.

E aí, o que você acha do uso do WhatsApp nas empresas? Conte-nos nos comentários suas opiniões e experiências com o aplicativo no ambiente empresarial!

Sobre o autor

Grupo Fatos

Com mais de 20 anos de mercado e um atendimento de excelência, nos tornamos um Centro de Apoio ao Empreendedor, estruturado em unidades de negócios de diferentes áreas (Contabilidade, Consultoria, TI, Financeiro e RH), com soluções corporativas que permitem potencializar o futuro de nossos clientes.

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