Finanças

Veja como montar uma planilha financeira eficiente para seu negócio

Escrito por Grupo Fatos

Independentemente de qual seja o seu negócio, montar uma planilha financeira é uma forma de otimizar a gestão das finanças. Embora alguns gestores considerem muito complicado usar essa ferramenta, o hábito acaba por tornar o procedimento mais prático.

Além disso, quando bem organizadas, as planilhas financeiras não são tão difíceis de se montar e organizar. Basta seguir algumas orientações e você terá um documento simples e eficiente. Leia o post e veja como fazer isso!

Entendendo o que é uma planilha financeira

Esse documento se trata de um relatório que define todos os gastos, todas as receitas e todos os investimentos do negócio, considerando uma data de início e uma data final.

A finalidade de uma folha de cálculos como essa é auxiliar na gestão financeira da empresa, permitindo que se tenha mais controle sobre o capital que entra e sai do caixa.

As planilhas financeiras corporativas não são todas iguais, mas as diferenças são sutis. Geralmente, alterações pequenas podem gerar grandes resultados.

As empresas médias e de grande porte utilizam-nas para controlar tudo: finanças, estoques, custos, fluxo de caixa e assim por diante. Elas ajudam a tornar a empresa mais organizada, permitindo que elabore um planejamento financeiro conforme a sua realidade e assuma todas as despesas. Isso resulta em benefícios para a empresa, funcionários, clientes e fornecedores.

Vantagens de usar uma planilha financeira

Os benefícios de usar uma planilha financeira atingem não somente o setor financeiro, mas todos os setores da empresa. Uma das primeiras vantagens da ferramenta é que ela confere organização aos dados e às informações financeiras. Todas as atividades associadas a dinheiro são registradas e analisadas, evitando que ocorram furos no caixa.

Ela permite ainda determinar com mais precisão a criação e a execução de novos projetos, com informações exatas sobre a quantia disponível no caixa e sobre quanto é possível investir. Assim, evita-se o risco de começar uma ação e não dispor de dinheiro suficiente para concluí-la.

Veja a seguir como montar uma planilha financeira.

Faça um levantamento de todo o dinheiro que entra na empresa

Se você não tiver conhecimento sobre todas as informações financeiras do negócio, será muito difícil montar o documento. Por esse motivo, um passo fundamental é levantar todos os valores que entram no caixa, ou seja, as receitas oriundas da comercialização das mercadorias e serviços que são oferecidos.

A relação dos recebimentos da empresa deve ser completa, pois servirá como base para os planejamentos posteriores. Para analisar todos os recebimentos, é importante considerar todas as notas fiscais e outros documentos importantes que possam confirmar o recebimento de dinheiro.

A dica é criar uma coluna composta por algumas células e lançar nela todas as receitas do negócio.

Integre as informações

Para a construção de uma boa ferramenta de registros e cálculos, convém uma melhor integração entre os diferentes setores e as informações que neles transitam. Para melhorar essa integração, pode ser usado um software de gestão.

A integração das informações, resultante da melhor comunicabilidade entre os colaboradores, evita que sejam cometidos erros de registro e a necessidade de correções, que só geram mais trabalho e até custos adicionais — esse é o preço de erros e retrabalho.

Organize fluxos de entradas e saídas

É fundamental registrar todos os dados referentes à entrada e à saída de dinheiro na empresa. Em uma planilha financeira, a primeira linha deve se referir ao que entra (que corresponde às receitas, como falamos). É preciso considerar um período específico, como quinzena ou mês — o que for mais viável para a sua empresa.

Além do dinheiro recebido pelas vendas ou pela prestação de serviços, a ferramenta deve contar também com as captações realizadas em instituições bancárias e com os aportes, caso existam, que os sócios façam para o negócio.

A linha seguinte do documento precisa registrar os pagamentos que a empresa faz, que são as saídas. As saídas podem se dividir em fixas e variáveis.

As fixas correspondem aos pagamentos recorrentes, que devem ser feitos todos os meses, independentemente do volume de vendas, como aluguel do imóvel, contas de água, luz, internet, remuneração dos funcionários, despesas trabalhistas, impostos, plano da operadora de celular e assim por diante.

As saídas variáveis correspondem aos pagamentos que estão condicionados à produtividade do negócio. Nos meses em que há mais vendas, os gastos são maiores.

Quando o negócio produz mais, é necessário gastar mais com estoque, transporte e mão de obra. Épocas como Natal e Ano Novo, por exemplo, podem exigir mais gastos devido ao aumento das demandas.

Faça projeções

Todo bom empreendedor precisa fazer projeções, antecipar cenários futuros. Não se trata apenas de verificar a sazonalidade, considerando as épocas de maiores ou piores demandas.

As projeções devem contemplar a situação da economia nacional atual, o mercado externo, as tendências que estão se consolidando entre os consumidores, os indicadores da macroeconomia, as oportunidades de captação de dinheiro de investidores e muitas outras coisas.

É preciso ser proativo e saber fazer previsões a partir do histórico de vendas da própria empresa, da situação presente e das possibilidades futuras.

Descreva os últimos investimentos

Para deixar sua planilha ainda mais detalhada e funcional, é bom registrar os últimos investimentos, considerando um determinado período. A descrição dos investimentos é um dos diferenciais entre a planilha financeira e outros tipos de ferramenta.

A análise dos investimentos permite ao gestor avaliar se eles estão realmente contribuindo para o desenvolvimento do negócio ou se estão resultando em gastos a mais com poucos resultados positivos.

Avaliar o payback (tempo de retorno de cada investimento) é importante para escolher os mais interessantes. Nem toda empresa pode esperar por um payback muito longo. Saber o quanto cada investimento está dando de retorno é importante, pois talvez seja possível trocar investimentos menos rentáveis por outros mais lucrativos.

Atualize sua ferramenta

Uma planilha financeira não pode permanecer desatualizada, considerando que as informações sobre o assunto mudam contínua e até diariamente. Toda venda efetuada, todo pagamento realizado, toda aquisição de matéria-prima, toda mudança de preço representam alterações que devem constar no documento.

Para evitar que o documento fique desatualizado, convém realizar uma atualização diária ou semanal, conforme a velocidade com que as mudanças acontecem.

A planilha financeira é uma ferramenta estratégica para o gestor proativo e ajuda a organizar as finanças de seu negócio. O importante é ser disciplinado e preciso na hora de registrar as informações.

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Sobre o autor

Grupo Fatos

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