Em períodos de dificuldade, como o que estamos vivenciando atualmente no país, os empreendedores têm que conviver com o enorme desafio de manter suas empresas no mercado. Sobreviver, nestes momentos, requer que as tomadas de decisão sejam certeiras e consistentes. Uma delas é a implantação de um software de gestão.
Mas o que é um software de gestão? Quais as suas particularidades? Quais as suas vantagens? As respostas para estas e outras perguntas você encontrará neste post. Confira!
O que é software de gestão?
Software de gestão é um conjunto de programas de computador desenvolvidos com o objetivo de auxiliar os gestores a administrar seus negócios. Há, no mercado, sistemas de gestão que atendem desde a pequena empresa da esquina até o maior conglomerado multinacional.
São ferramentas que auxiliam e automatizam as operações administrativas, financeiras, contábeis, comerciais, de marketing, de manufatura e de recursos humanos. Enfim, todos os departamentos podem ser suportados pelo software de gestão.
Quando surgiram?
A informatização nas empresas brasileiras se iniciou na década de 1960 com a instalação dos primeiros grandes computadores. Inicialmente, somente as grandes corporações conseguiam montar estruturas internas de TI — tecnologia da informação.
Com o advento da microcomputação e o surgimento dos microcomputadores e das redes locais nas décadas de 1970 e 1980, a informatização das empresas se acelerou rapidamente.
A partir daí houve uma revolução tecnológica similar à revolução industrial. Os custos foram reduzidos e a capacidade e o desempenho dos equipamentos aumentaram de maneira vertiginosa. Surgiram novas ferramentas e linguagens de programação que facilitaram a evolução do setor.
Até a década de 1990, as empresas possuíam seus departamentos de informática que desenvolviam seus próprios programas e sistemas. Como algumas das atividades das empresas são praticamente as mesmas, de acordo com seu ramo de negócio, foram criadas as primeiras softwares houses. Estas empresas tinham como objetivo produzir sistemas que pudessem ser utilizados por várias companhias. Surgiram, portanto, os primeiros softwares de gestão.
Evolução do software de gestão
Inicialmente, os sistemas de gestão eram direcionados para as grandes empresas. Eram caríssimos e de difícil implantação. Percebendo um nicho de mercado, várias empresas de desenvolvimento de sistemas foram estabelecidas para confeccionar soluções mais baratas e voltadas para as PME — pequenas e médias empresas.
Houve um crescimento muito grande na informatização empresarial e uma forte redução nos custos de sua utilização.
Hoje em dia, com as novas tecnologias como a cloud computing e as facilidades da computação móvel, a informatização passou a ser determinante. O próprio governo leva as empresas a se modernizarem, exigindo informações fiscais e contábeis eletronicamente e a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Benefícios do software de gestão
São vários os benefícios da implantação de um software de gestão na sua empresa. Veja alguns exemplos:
Estruturação dos processos internos
Para a implantação de um software de gestão, é necessário que a empresa avalie seus processos internos e que os ajuste às melhores práticas de mercado. Isto é importante, pois, normalmente, os sistemas trazem novas metodologias que favorecem a gestão — e elas já foram testadas e aprovadas por outros clientes.
Confiabilidade e segurança das informações
Existe uma redução no número de pessoas que manipulam os dados essenciais da empresa. Os procedimentos são automatizados e as informações são geradas com maior segurança.
Otimização do tempo
Com a automação dos processos internos, há um ganho no tempo de execução das tarefas. Não é necessário que haja a manipulação nem a formatação dos dados. As informações fluem com maior tranquilidade.
Suprimir retrabalhos
Os retrabalhos também são eliminados, uma vez que os dados são enviados para todos os setores que necessitam utilizá-los. Por exemplo: ao receber uma nota fiscal com insumos e registrar os dados da NF, eles são enviados automaticamente para o controle de estoque, para o financeiro no controle de contas a pagar, para a contabilidade e para o departamento de compras. Não é preciso que o dado seja manipulado mais de uma vez.
Atendimento às exigências fiscais
As exigências do governo, tanto fiscais quanto contábeis, são geradas e consistidas antes do envio. Os softwares de gestão já formatam as informações de acordo com as definições dos órgãos governamentais.
Redução de custos
A diminuição de retrabalhos, a geração de dados confiáveis para os órgãos governamentais, o ganho de tempo, tudo isto traz uma redução dos custos operacionais da empresa.
Facilidade para a tomada de decisão e diagnóstico de erros
Com informações mais confiáveis e geradas mais rapidamente, é possível apontar falhas nos processos com maior rapidez. Além disto, a tomada de decisões é mais ágil e assertiva.
Escolha de um software de gestão
Independentemente do tamanho e porte de sua empresa, há soluções de vários formatos e abrangência no mercado. Uma delas certamente lhe atenderá.
O primeiro passo é avaliar as alternativas que existem e diagnosticar qual é mais aderente ao seu negócio e ao seu porte. Empresas de consultoria podem auxiliar fazendo um levantamento de suas necessidades e elegendo qual a melhor solução.
Faça visitas a empresas que já operam com o software, especialmente de mesmo porte que o seu.
Recentemente, surgiu no mercado uma nova forma de comercialização e distribuição de software, a SaaS, do inglês software as a service, que também deve ser avaliada.
Uma vez escolhidos a solução e parceiro, é partir para a implantação. Monte uma equipe de projetos com usuários-chave de grande domínio do ambiente e de expertise no negócio. Separe esta equipe do dia a dia da empresa para que a implantação tenha sucesso.
Faça um planejamento envolvendo os responsáveis por cada área. Documentar todas as etapas é fundamental, e o treinamento dos usuários também é essencial. Tenha em mente que uma gestão de mudanças deve ser realizada em paralelo com a implantação. Não adianta ter um excelente software de gestão sem que se tenha bons usuários para operá-lo. Os colaboradores devem estar motivados e bem treinados.
Agora você já possui informações sobre o software de gestão e os benefícios de sua utilização em sua empresa. Para continuar recebendo informações sobre soluções corporativas, assine nossa newsletter e se mantenha informado!
