A terceirização de atividades não estratégicas tem se mostrado uma solução eficaz no competitivo mundo empresarial face ao dinamismo e à imprevisibilidade da economia.
Terceirizar a administração de benefícios, por exemplo, contribui para o direcionamento do foco da companhia ao que realmente interessa: o seu core business.
De acordo com a Associação Brasileira de Serviços de Apoio Administrativo (Abrapsa), essa é uma tendência no Brasil. O mercado já caminha para um amadurecimento operacional, seguindo o modelo adotado por outros países, como os Estados Unidos, onde cerca de 35% da folha de pagamento das empresas é terceirizada.
Apesar disso, algumas companhias ainda resistem à terceirização de atividades operacionais que são custosas e trabalhosas, como a administração de benefícios. Isso acontece, principalmente, porque muitas empresas não sabem o momento certo para a contratação desse serviço.
É muito importante que o empresário fique atento para não desperdiçar essa oportunidade. Por isso mesmo, preparamos este post. Siga a leitura e descubra quando terceirizar a administração de benefícios corporativos.
Quantos funcionários tem a sua empresa?
Qualquer empresa com mais de 50 funcionários já tem sua folha de pagamentos a cargo de contadores. Mas fique atento: com o início do eSocial previsto para janeiro de 2018, muitas informações técnicas serão solicitadas e, inclusive, cruzadas entre todos os órgãos envolvidos.
Algumas contabilidades podem não estar preparadas para isso e, nesse caso, a terceirização para uma empresa especializada, sem dúvida, é a melhor saída.
Além disso, se o seu objetivo é crescer e aumentar o número de funcionários, a terceirização da administração de benefícios otimiza os esforços para questões estratégicas, buscando sempre melhorar as suas práticas de mercado.
Como terceirizar os processos operacionais de recursos humanos?
São muitos os processos operacionais de recursos humanos, entre os quais:
- elaboração e processos da folha de pagamento;
- adiantamentos;
- documentação e benefícios legais;
- admissões;
- administração de férias individuais ou coletivas;
- gerenciamento das informações e do histórico dos colaboradores;
- rescisões contratuais e acompanhamento das homologações junto aos sindicatos ou Ministério do Trabalho.
Além disso, há necessidade da geração de documentos, holerites e encargos sociais, como também de várias guias de recolhimento e relatórios, como:
- DARF;
- GPS;
- crédito de salários;
- pensão alimentícia,
- Sefip;
- Caged.
Como se tudo isso não fosse suficiente, ainda há a administração de benefícios corporativos, com uma série de processos específicos que exigem grande esforço das empresas:
- gerenciamento de plano de saúde, vale-alimentação, seguro de vida, previdência privada, entre outros;
- cadastro de fornecedores;
- gerenciamento de benefícios dependendo da área e cargo;
- cadastro de beneficiários;
- integração dos benefícios com a folha de pagamento e ponto.
Enfim, são muitos os processos e, se a sua empresa pretende focar atividades mais estratégicas, sem dúvida é o momento de terceirizar por meio da contratação de uma empresa especializada.
Para isso, é imprescindível buscar referências sobre esse fornecedor e conferir se tem reputação no mercado e credibilidade institucional.
Quais as vantagens da terceirização da administração de benefícios?
Contar com o apoio de uma empresa especializada em soluções de recursos humanos, sem dúvida, agrega valor a uma companhia, inclusive fortalece a sua estratégia frente ao mercado. Confira algumas vantagens:
Equipe multidisciplinar
Empresas terceirizadas costumam contar com equipes completas, compostas por advogados trabalhistas, economistas, consultores em recursos humanos, equipe de tecnologia pronta a oferecer suporte e contadores.
Além do trabalho do dia a dia, eles têm know how suficiente para atender e resolver eventuais dúvidas do contratante.
Ferramentas de gestão
Já não é possível pensar em gestão de pessoas sem o uso da tecnologia. Uma empresa que deseja crescer precisa encaminhar processos e gerenciar colaboradores utilizando as melhores práticas de mercado.
Nesse sentido, a terceirizada oferece ferramentas de gestão de pessoal amplamente testadas e com eficácia garantida.
Visão consultiva
A visão consultiva de uma empresa especializada possibilita a geração de soluções integradas, fundamentais para diagnósticos de processos.
Já se sabe que uma política de benefícios aderente ao mercado em que a companhia atua é de extrema importância para atrair e reter talentos. Por isso mesmo, deve ser gerida por especialistas que possam indicar soluções e caminhos.
Contratação e gerenciamento de benefícios
A terceirizada contrata e gerencia programas de benefícios corporativos, como:
- assistência médica e odontológica;
- vale-refeição e alimentação;
- vale-transporte;
- seguros de vida e perda de renda;
- previdência privada, entre outros.
Esse gerenciamento inclui um controle de custos, que indica, por exemplo, os valores subsidiados pela empresa e os valores que devem ser descontados dos funcionários na folha de pagamento.
Dessa maneira, a companhia tem a real dimensão dos custos envolvidos nesse processo. Eles podem, inclusive, ser subdivididos por centro de custo, chefia ou estabelecimento.
Velocidade nas respostas
A contratação de uma terceirizada pressupõe um modelo eficaz de comunicação a partir do alinhamento das responsabilidades entre as empresas.
Os prazos precisam ser acordados e monitorados desde o início do trabalho, visando ao cumprimento de todas as obrigações legais.
Redução de custos
Todo empresário sabe o quanto a legislação brasileira onera a folha de pagamento. Cada contratação deve ser muito bem analisada.
Sendo assim, contar com uma terceirizada para a administração de benefícios é algo positivo, já que envolve custos menores quando comparados com os necessários para formar e treinar uma equipe interna para que esteja apta a realizar essas atividades.
Isso sem contar a previsibilidade de custos, uma vez que as mensalidades pagas à terceirizada já incluem gastos com faltas, férias, rescisão e até eventuais ações trabalhistas.
Expansão do negócio de forma estruturada
Como vimos, todas essas vantagens criam uma condição ideal para a expansão dos negócios. Com uma administração focada no core business, nos processos internos de qualidade, na redução de custos e nas parcerias produtivas, fica mais fácil o planejamento e a execução de ações para a expansão da empresa.
Além disso, as terceirizadas estão preparadas para sustentar, inclusive, o crescimento da operação sem grande aporte de recursos, principalmente em infraestrutura ou tecnologia.
Nesse sentido, é muito importante que a terceirizada seja mais do que uma prestadora de serviços. Ela deve ser, na verdade, uma empresa parceira, com papel estratégico.
Agora que você já sabe o momento ideal para terceirizar a administração de benefícios corporativos e suas vantagens, que tal baixar o nosso e-book para aprender um pouco mais sobre planejamento financeiro para pequenas e médias empresas?
