Finanças

Os 12 principais desafios para implantação do Bloco K

Escrito por Grupo Fatos

Um dos últimos blocos adicionados à Escrituração Fiscal Digital (EFD) foi o Bloco K, para escrituração de movimentação de estoques e processos produtivos. Por ser complexo e exigir muitas informações, é preciso que a empresa se prepare para a implantação do Bloco K.

Essa preparação não diz respeito apenas aos departamentos que lidam com atividades burocráticas, pois atividades operacionais influenciam diretamente nos dados gerados para a EFD e em como eles são organizados, de acordo ou não com o solicitado pela obrigação.

Então veja agora quais são os 12 principais desafios para adequar a organização a esse bloco da EFD.

1. Ajustar os fatores de conversão

Nem sempre um produto ou insumo é vendido, ou utilizado internamente, na mesma unidade de medida pela qual é comprado. Por isso, quando uma nota fiscal dá a entrada da mercadoria, pode ser necessário convertê-la para os processos seguintes.

Por exemplo, se algo é comprado por metro e posteriormente desmembrado, ou transformado, e vendido embalado em unidades, um fator de conversão deve deixar claro o quanto cada metro que entra significa em unidades que saem. Caso isso não seja feito, a entrega do Bloco K terá inconsistências.

2. Criar fichas técnicas para a produção

No caso das indústrias, cada produto manufaturado deve ter sua própria ficha técnica, um documento que contém os processos produtivos, os materiais utilizados nele e algumas especificações técnicas, que deve ser obrigatoriamente enviado na EFD pelo bloco.

Se o negócio manufaturar mais de um tipo de produto principal, cada um deve ter sua própria ficha.

3. Criar ordens de produção

Todo processo produtivo também precisa ter uma ordem de produção própria. Isso significa que um produto acabado pode ter mais de uma ordem.

Por exemplo, se dois processos produtivos forem necessários para a criação de um produto, duas ordens de produção são necessárias. O mesmo ocorre se parte do resultado final for produzida internamente e outra parte for feita externamente, por outra empresa — uma ordem interna e outra externa.

4. Rastrear subprodutos

Os subprodutos podem ser retalhos, sobras, lixo de produção, resíduos ou quaisquer outros itens que sobram dos processos produtivos. Quando isso ocorre, algumas indústrias vendem os subprodutos, enquanto outras descartam ou dão outras finalidades.

Independentemente do que for feito, mapear essas sobras e escriturá-las na EFD é obrigatório para a implantação do Bloco K.

5. Alinhar os blocos K e H

O Bloco H exige a escrituração do inventário físico mantido pela empresa, que é influenciado pelos processos produtivos e vendas que movimentam insumos, subprodutos e produtos acabados. Ambos os blocos devem ser alinhados, com os saldos sendo compatíveis e as movimentações de estoques e processos estando alinhadas aos saldos do Bloco H.

6. Criar uma lista de padrão de insumos e atualizá-la

Um dos registros do bloco é o 0210, que se refere à lista de insumos padrão utilizada nos processos de produção. Por isso, ela deve ser criada antes mesmo da implantação do Bloco K, pois desde o primeiro envio de EFD com ele, a lista precisa ser incluída pelo Registro 0210.

Posteriormente, se houver mudanças na lista de materiais utilizados, é necessário atualizá-la dentro da obrigação.

7. Entender o tratamento de filiais dentro da EFD

Em geral, quando a empresa possui filiais, é preciso escriturar uma EFD com Bloco K própria para cada uma delas, pois se tratam de CNPJs diferentes.

Porém, em alguns casos, dependendo do estado onde o negócio é localizado, as escriturações podem ser centralizadas no CNPJ da matriz. Logo, é necessário entender previamente como as filiais e suas EFDs devem ser tratadas de acordo com o regulamento estadual interno.

8. Assumir responsabilidades fiscais de produção para terceiros

Mesmo que a organização apenas industrialize produtos por encomenda, para outras empresas que os venderão após o acabamento, ela precisa assumir responsabilidades fiscais por esses processos produtivos.

Ou seja, nesses casos, é obrigatório:

  • escriturar os produtos acabados para terceiros;
  • escriturar os subprodutos gerados em processos produtivos para terceiros;
  • fazer e escriturar fichas técnicas de processos produtivos encomendados;
  • criar e escriturar ordens de produção para as encomendas;
  • escriturar a saída dos produtos encomendados para as empresas que solicitaram a manufatura.

9. Controlar dados de manufatura encomendada a terceiros

O contrário da situação acima, quando a empresa encomenda um processo produtivo para outra indústria, também gera suas obrigações.

Para se preparar para elas, o negócio deve ter cuidado em controlar as encomendas e os insumos cedidos para a organização que fará a manufatura, pois essas informações devem ser transmitidas na EFD também.

10. Controlar a movimentação interna de insumos e produtos acabados

Os registro K220, K230 e K235 servem para escrituração de estoques movimentados apenas dentro da empresa em casos específicos. No K230 são escriturados os saldos de produtos acabados, enquanto o K235 se refere à movimentação de insumos utilizados.

Já o K220 serve para escriturar outras movimentações, que não se enquadram nos registros K230 e K235. Por exemplo, podem ser informados no K220 dados como movimentação de itens no estoque apenas para ajustes.

Portanto, todos os itens movimentados precisam ser detalhadamente controlados para que fatos não sejam escriturados em registros errados, o que significa inconsistência na declaração e possivelmente multa.

11. Remodelar a gestão de processos

Como você pôde perceber, é essencial adequar os processos da empresa à EFD por conta do Bloco K. Isso porque o negócio passa a ser obrigado a fazer controles adicionais, separar dados que anteriormente poderiam ser registrados de maneira unificada e criar novos processos apenas para acompanhamento mais minucioso de processos produtivos e movimentação de estoques.

12. Preparar os profissionais envolvidos nos processos para o Bloco K

Os profissionais do setor fiscal podem entender exatamente tudo sobre a EFD e seus detalhes, mas são os gestores de produção, de logística e seus assistentes que diariamente têm contato frequente com os processos aos quais o bloco se refere, e suas atividades são fundamentais para o cumprimento correto da obrigação.

Portanto, eles devem entender exatamente o que é o Bloco K, como funciona, como suas atividades impactam no preenchimento dele, quais mudanças são necessárias nelas por questões fiscais e por quê.

Conclusivamente, a preparação para implantação do Bloco K não é uma tarefa apenas dos profissionais que lidam com as obrigações contábeis e fiscais. Como a EFD é ampla, outros gestores e auxiliares devem ser integrados e a gestão de processos operacionais deve se voltar a finalidades mais burocráticas em algum momento.

Outra obrigação que também é complexa, e que gera multas fiscais se erros forem cometidos no cumprimento, é o eSocial, que também precisa de preparação para implementação. Portanto, saiba como preparar seu negócio adequadamente para o eSocial.

Sobre o autor

Grupo Fatos

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