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Obrigações acessórias: qual a importância para entregas com dados corretos?

Escrito por Grupo Fatos

Todas as empresas têm obrigações a cumprir com o governo. As chamadas obrigações acessórias, por exemplo, são inúmeras, portanto o gestor pode precisar da ajuda de um profissional especializado e capaz de orientá-lo na organização das informações necessárias.

Os profissionais com experiência em assessoria contábil e fiscal são recomendados para o empreendimento que não deseja ficar em falta com o fisco e sujeitar-se a penalidades. Com o sistema digital, os procedimentos tornaram-se mais simples e rápidos, mas, ainda assim, é preciso contar com uma ajuda especializada.

A verdade é que boa parte dos gestores de negócios ainda não se familiarizou com o ambiente digital e sente muitas dificuldades em trabalhar nele. Continue lendo este artigo e veja a importância de entregar todas as declarações com dados corretos!

O que são as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são declarações que registram informações solicitadas pelo Governo Federal, Estadual ou Municipal, envolvendo:

  • a receita auferida;
  • os tributos apurados;
  • as questões trabalhistas, como a remuneração na folha de pagamento;
  • os encargos que incidem sobre elas.

Também há obrigações (mensais, trimestrais ou até anuais) associadas ao tipo de atividade que a empresa exerce. Como exemplo, podemos citar os corretores de imóveis e médicos.

Como as obrigações tributárias são classificadas?

As obrigações tributárias são classificadas como principais ou acessórias. As primeiras referem-se ao pagamento do tributo propriamente dito, que pode ser: imposto, taxa, contribuição e outros.

Já as obrigações tributárias acessórias estão associadas à documentação do pagamento dos tributos para declaração posterior. Elas servem aos propósitos de fiscalização do Governo, que deseja saber se a empresa está em dia com seus tributos.

Quais são as obrigações acessórias?

Os microempreendedores individuais (MEIs), as microempresas e as empresas de pequeno porte devem entregar as declarações abaixo, referentes às obrigações acessórias.

Escrituração e documentação

A esse grupo, pertencem a escrituração comercial (balancete, balanço e diário) e a documentação fiscal, principalmente aquela que for emitida eletronicamente. Não são considerados a base de cálculo e o tipo de tributo (ICMS, IPI, ISS), mas sim o documento emitido pela microempresa ou empresa de pequeno porte.

Também não são gerados créditos de ICMS, ISS e IPI, como ocorre com companhias optantes do Lucro Real. A documentação fiscal e contábil deve ser guardada pelo prazo mínimo de cinco anos, mas, para outras obrigações acessórias (previdenciárias, trabalhistas), o tempo é indeterminado.

Quais são os livros de escrituração obrigatória?

Esses livros são:

  1. registro de inventário (referente aos estoques);
  2. registro de entradas (diz respeito à documentação fiscal associada à entrada de produtos e à contratação de serviços de transporte ou comunicação);
  3. registro dos serviços prestados e tomados (sujeitos a ISS);
  4. registro de impressão de documentos fiscais (livro destinado à empresa gráfica que contém o registro dos impressos para utilização própria ou para terceiros).

Entrega da Declaração Simplificada

Trata-se de uma declaração única e simplificada, apresentada todo ano à Receita Federal, que traz informações socioeconômicas e fiscais. A entrega é realizada via internet até o dia 31 de março do ano-calendário seguinte.

Obrigações trabalhistas

Essas obrigações acessórias envolvem:

  • anotações na Carteira de Trabalho;
  • arquivamento da documentação que comprova o cumprimento das obrigações previdenciárias e trabalhistas;
  • apresentação da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • apresentação da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

As empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido

As empresas do Lucro real têm muito mais obrigações acessórias mensais e anuais. As mensais são:

  • Declaração Eletrônica de Serviços (DES);
  • Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA);
  • Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA);
  • Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI (EFD ICMS/IPI);
  • Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF);
  • Escrituração Fiscal Digital Contribuições (EFD Contribuições);
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GEFIP);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Já as anuais incluem:

  • Escrituração Contábil Digital (ECD);
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte (DIRF);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF).

Os livros obrigatórios para empresas do Lucro Real são:

  • Livro Diário;
  • Livro Razão;
  • Livro Caixa;
  • Livro de Registro de Duplicatas;
  • Livro Registro de Entradas;
  • Livro Registro de Inventário;
  • Livro para Registro Permanente de Estoques;
  • Livro de Movimentação de Combustíveis;
  • Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

Os negócios do Lucro Presumido têm as mesmas obrigações mensais e anuais daqueles que optam pelo Lucro Real, com exceção do LALUR.

Por que é importante enviar os dados corretos?

Atualmente, a fiscalização da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda estaduais é realizada com recursos digitais avançados, que conseguem detectar as menores falhas e identificar as tentativas de sonegação.

Quando as informações prestadas nas declarações são cruzadas, as irregularidades ficam evidentes, chamando a atenção do fisco para a empresa que as cometeu. Alertas, auditorias e penalidades pesadas, como multas e até suspensão temporária das atividades (dependendo da gravidade das inconsistências identificadas) são alguns dos inconvenientes aos quais a infratora está exposta.

Hoje em dia, é muito mais difícil ludibriar os órgãos do Governo, portanto as companhias que agem de má fé correm sérios perigos. Vale lembrar que a prisão também pode ser uma penalidade para os gestores de empresas cujas obrigações acessórias não forem cumpridas — ou apresentadas com dados inconsistentes, omissos ou fraudados.

Um negócio que cai nas “malhas” da Receita Federal tem sua imagem comprometida e fica mais vulnerável juridicamente, o que representa perda no nível de competitividade. Não adianta ir contra o Governo: é preciso seguir a lei para manter-se à altura em um mercado cada vez mais competitivo.

Como a assessoria contábil e fiscal pode ser útil?

Mais uma vez, realçamos a importância de contar com profissionais capacitados para auxiliar no cumprimento de todas as obrigações acessórias. Essa pessoa entregará as declarações no prazo correto e com as informações devidas.

Uma boa assessoria vai reduzir custos, ajudando a aumentar a produtividade no setor fiscal e contábil da empresa. Assim, o negócio poderá se expandir e consolidar no mercado, além de manter uma relação saudável com as entidades governamentais responsáveis pela fiscalização.

Como vimos, as obrigações acessórias são tão importantes quanto as principais. Elas variam de acordo com o regime tributário da companhia, mas devem ser declaradas dentro do prazo e conter precisamente os dados que forem solicitados pelas instituições governamentais.

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Sobre o autor

Grupo Fatos

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