Tecnologia

Ferramentas essenciais (e web) para qualquer empresa

Escrito por Grupo Fatos

Abrir um negócio e gerar lucro é algo fundamental para um negócio, mas existem outras preocupações para o empreendedor na gestão do seu empreendimento. O bom é que há ferramentas essenciais (e web) para qualquer empresa trabalhar com mais eficiência.

Afinal de contas, administrar uma organização requer tempo e esforço, por isso é comum que muitas tarefas sejam feitas ao mesmo tempo, o que demanda que o gestor conte com bons utensílios de trabalho.

No artigo de hoje nós apresentamos 4 tipos de ferramentas essenciais a qualquer empresa com o intuito da mesma ter sucesso no trabalho em equipe e cumprimento das metas. Acompanhe!

1. Manipulador de documentos PDFs

Profissionais de diferentes departamentos lidam diretamente com PDFs, daí a importância de possuir um programa que cuide da manipulação desse tipo de arquivo dentro da organização, já que ele costuma ser mais complicado de editar sem a ajuda de um facilitador, como o SmallPDF.

Antes de tudo, é preciso destacar a relevância do PDF dentro e fora das companhias, tendo em vista que este formato de arquivo é aceito em qualquer máquina e o melhor, sem passar por alterações em sua estrutura.

Algumas funções estão disponíveis na versão gratuita, enquanto que outras mais completas apenas com o pagamento do plano mensal. Além disso, a edição é feita nos apps móveis como também no site da plataforma.

Entre as inúmeras funcionalidades oferecidas estão a conversão de arquivos para diferentes formatos, assim como edições envolvendo inserção de texto, numeração, exclusão de páginas, dentre outros. 

Fora que dá para unir vários PDFs em um só documento, da mesma forma que o usuário tem a possibilidade de dividir um arquivo grande em outros menores.

Por fim, o manipulador de documento PDF permite a retirada ou inclusão de criptografia e senhas em arquivos, bloqueando e/ou dando permissão dos documentos a terceiros. 

2. Sistema de gestão integrado, o ERP

Atualmente o número de operações comerciais dentro das empresas exigiu a necessidade de investir em sistemas tecnológicos que facilitem a gestão e integração de dados. 

Sendo assim, o ERP (Enterprise Resource Planning, em português, um Sistema de gestão integrado) veio para atender essa urgência, uma vez que ajuda o empreendedor na rotina empresarial.

Através de um sistema ERP, os negócios — independente do porte — otimizam os processos burocráticos antes realizados manualmente, o que aprimora a gestão do tempo elevando a produtividade e aproximando os diferentes departamentos da companhia. No final, todos do time ganham, já que o trabalho é feito com mais rapidez e qualidade.

Entre os diversos ERPs do mercado, o Omie se destaca por ser online e atender empreendimentos de qualquer setor, além de possuir recursos práticos que ajudam na administração financeira e gerencial.

O Omie tem módulos voltados para emissão de notas fiscais, emissão de boletos, organização do fluxo de caixa, controle do estoque, entre outros recursos, como administração de contratos e geração de relatórios completos sobre o desempenho da companhia, informações determinantes para a tomada de decisão.

Para operar, o sistema exige apenas uma conexão de internet, dado que todos os processos são feitos e ficam registrados na plataforma web, via nuvem. 

3. Gestor de documentos fiscais

Falando de documentos importantes, as notas fiscais ganham destaque em qualquer empresa, pois as notas fiscais eletrônicas (NFes) comprovam a compra e venda de produtos e serviços, assim como previne que um estabelecimento seja punido por sonegação fiscal.

Igualmente, é essencial ter cuidado com a má fé dos criminosos, que podem emitir notas falsas contra o CNPJ da companhia, trazendo enormes problemas.

Nesse sentido, ferramentas essenciais como o Arquivei ajudam o empreendedor a ter controle sob essa documentação fiscal, ao mesmo tempo em que elas são vitais para que o governo entenda a situação financeira do período ao qual as notas foram emitidas.

Lembrando apenas que plataformas como o Arquivei não funcionam como emissores de NFe, mas sim como gestores desse documento, facilitando na lida com diferentes fornecedores e clientes. 

Na prática, o empreendedor rapidamente tem acesso a uma determinada NFe, podendo consultar e enviá-las quando necessário. Devido ter ligação direta com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), a veracidade do recurso é garantida, permitindo a veracidade das informações prestadas.

Quanto aos valores, isso depende do tipo de plano escolhido, custando a partir de R$39 mensais. As modalidade de assinatura atendem todos os tamanhos de empresas e ambas podem usufruir de um teste grátis de 7 dias.

4. Serviço de envio de arquivos por e-mail

Manusear documentos online se torna fácil com o auxílio do WeTransfer, um recurso de compartilhamento de arquivos por meio de ficheiros web. 

De forma geral, o WeTransfer é ideal para enviar arquivos grandes quando o tempo de espera demanda urgência. Com ele, é possível compartilhar, fazer download, armazenar e subir arquivos de variados formatos.

Por meio do sistema de envio de arquivos online gratuito, os empresários podem realizar compartilhamento de alguns documentos por dia, porém  as versões pagas da ferramenta costumam oferecer um número maior de permissões.

No Wetransfer, por exemplo, a versão premium permite o encaminhamento de arquivos de até 20 GB bem como o armazenamento em nuvem de 1 TB, além do fato de poder decidir quanto tempo o material fica guardado para download.

Esse utensílio digital é perfeito para empresas de qualquer nicho e/ou porte, podendo ser acessado por navegador web. O treinamento é realizado via texto e caso o usuário prefira, os desenvolvedores oferecem um período de teste gratuito por tempo determinado.

Conclusão

Gostou de conhecer algumas das ferramentas essenciais que qualquer empresa pode (e deve) usar? Esperamos que você saiba aproveitar os benefícios desses recursos web para o progresso do seu negócio. 

Com certeza, a gestão do seu empreendimento só tem a ganhar com cada ferramenta mencionada. Por isso, recomendamos que você compartilhe este post com seus contatos, pois assim estará contribuindo para o desenvolvimento de mais e mais empresas.E que tal saber como usar as redes sociais como ferramenta para aumentar as vendas? Basta clicar no link e aproveitar a leitura. Até mais!

Sobre o autor

Grupo Fatos

Com mais de 25 anos de mercado e um atendimento de excelência, nos tornamos um Centro de Apoio ao Empreendedor, estruturado em unidades de negócios de diferentes áreas (Contabilidade, Consultoria, TI, Financeiro e RH), com soluções corporativas que permitem potencializar o futuro de nossos clientes.

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