Finanças

Entenda como fazer corretamente o controle de contas a pagar e receber

Escrito por Grupo Fatos

Independentemente do porte da organização, a gestão financeira precisa é um dos pilares do negócio. Nesse sentido, o controle de contas ganha ainda mais relevância.

Como um bom empreendedor, você deve saber que não basta prever as contas a serem pagas e recebidas no próximo mês. Um controle realmente eficaz faz com que a empresa sempre tenha o dinheiro em caixa para dar continuidade à sua operação.

O grande problema reside no fato de que esse controle pode se tornar um tanto quanto complicado. Para facilitá-lo, nós preparamos algumas dicas sobre o assunto. Continue a leitura e descubra como gerenciar as contas do seu negócio da melhor maneira possível! Boa leitura!

Por que o controle de contas é uma ferramenta de gestão indispensável?

Em um primeiro momento, você deve saber diferenciar o controle de contas do planejamento financeiro. É por meio do controle de contas que o gestor consegue visualizar toda a movimentação do fluxo de caixa. 

O planejamento, por sua vez, define as trilhas que a empresa deve seguir para atingir um conjunto de metas e, consequentemente, os objetivos associados a elas. Isso se dá em intervalos de médio e longo prazo.

Além das contas a pagar e a receber, o controle de contas também considera outras movimentações, como os gastos com energia elétrica, os pagamentos de salários e a realização de empréstimos.

Para que o crescimento do negócio consiga fluir, todas essas despesas precisam ser muito bem monitoradas. O controle de contas é, portanto, fundamental nesse processo. Além disso, essa monitoria proporciona mais qualidade às tomadas de decisão relacionadas a novos investimentos, por exemplo.

Como aplicar essa incrível ferramenta na sua empresa?

Atualmente, nem mesmo as pequenas empresas devem manter o controle das contas por meio de anotações manuais — feitas com caneta e papel. O mais recomendável é gerenciar esses dados por meio de algum software de gestão financeira.

Como alternativa, existem as tradicionais planilhas eletrônicas. Seja como for, o mais importante é que todos os dados estejam rigorosamente corretos. 

Na prática, você deve aprender a gerenciar as contas a pagar e a receber. Veja como!

Registre tudo e mantenha um controle constante

Uma vez definido o meio de registro, a planilha ou software devem ser constantemente atualizados. Isso significa que todos os meses do ano devem apresentar os respectivos valores atribuídos às entradas e saídas.

É comum que, em um mês ou outro, apareçam gastos que não são fixos. Eles não devem ser ignorados. Esse tipo de registro ajuda, inclusive, na projeção de gastos dos meses seguintes.

Afinal, você já terá a experiência, devidamente descrita e computada, de um gasto excedente em um período anterior. Assim, ficará mais fácil avaliar se ele pode voltar a acontecer.

A fim de aprimorar os registros, as contas precisam ser categorizadas e separadas por datas. Na dúvida sobre como nomear as contas, você pode partir para o mais simples e recorrer, dentre outras, a essas nomenclaturas:

  • débitos com fornecedores;
  • vendas a prazo;
  • vendas à vista;
  • vencimentos dos colaboradores;
  • despesa com energia elétrica do escritório.

Não atrase o pagamento das contas

Pagar contas em atraso sempre é um hábito danoso às finanças do negócio, pois isso gera cobrança extra de multa e juros. Uma forma eficiente de evitar esses atrasos é sempre programar o pagamento para alguns dias antes do vencimento. A empresa precisa ter o dinheiro disponível para isso.

Caso as contas possam ser quitadas somente no dia do vencimento, há algo errado com a gestão das finanças. Vale lembrar que os juros podem ser baixos, mas cabe ao gestor considerar o impacto que o acúmulo causará no caixa da empresa.

Organize as contas a pagar e a receber separadamente

Todos os gastos e os valores a receber precisam estar em locais diferentes, a fim de evitar quaisquer confusões. Em se tratando das contas a pagar, convém sempre aprovisionar o valor correspondente para quitá-las. Quanto às contas a receber, é importante projetar o saldo do caixa após o abatimento dos débitos.

Além disso, é vital ficar atento ao índice de inadimplência, que pode comprometer os pagamentos futuros da empresa. Como os atrasos são quase inevitáveis, cabe a você definir bem qual é o perfil dos seus clientes e se preparar para os piores momentos. Por isso, é interessante ter um bom planejamento financeiro.

Valorize os clientes que pagam em dia

Como é possível perceber, é necessário que haja um equilíbrio entre as contas que chegam e saem. Dessa forma, as empresas conseguem ter saldo em caixa e cumprir com suas obrigações perante os impostos, fornecedores e funcionários.

Uma maneira inteligente de fortalecer esse equilíbrio consiste em valorizar aqueles clientes mais fiéis aos prazos de pagamento. Ao oferecer benefícios para eles, você intensificará o elo com a empresa.

Afinal, essas pessoas abandonaram aquela impressão de ser apenas mais um número para aquele negócio. Com isso, o tipo de relação muda para melhor.

Com relação aos tipos de benefícios, existem vários. A empresa pode oferecer descontos nas próprias faturas dos clientes, conforme a antecipação do pagamento.

Outras possibilidades são a atribuição de descontos para as próximas compras ou ainda a criação de um programa de pontos. Além disso, todas essas ações também podem ser usadas para atrair novos clientes.

Elabore um planejamento financeiro apropriado ao seu negócio

Toda empresa que se preze precisa de um planejamento financeiro que esteja alinhado às suas expectativas. Lembre-se que o mercado apresenta uma série de imprevistos.

A principal função desse planejamento é ajudar a organização a enxergar quais serão os recursos necessários para que ela cumpra suas metas e objetivos. Simultaneamente à manutenção das operações, ele também é crucial para as previsões de investimentos.

O controle de contas é uma das ferramentas de gestão imprescindíveis para que o planejamento financeiro funcione. Naturalmente, uma assessoria financeira exerce um papel de peso em todos os processos envolvidos. Com o auxílio de especialistas, a sua empresa contará com uma análise apurada das finanças.

Por conta disso, o negócio terá à disposição um diagnóstico muito mais preciso quanto ao que precisa ser feito para se ter um controle de contas eficaz. De um modo geral, as consultorias financeiras conseguem propor as melhores soluções e ainda ajudam as organizações a economizarem um tempo precioso.

Agora que você já sabe por que o controle de contas é tão importante, assine a nossa newsletter e continue muito bem informado sobre as melhores práticas de gestão financeira!

Sobre o autor

Grupo Fatos

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