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Auditoria interna: saiba como funciona e quando fazê-la na empresa

Escrito por Grupo Fatos

Apesar de existirem há muitos anos e encontrarmos muitos assuntos relacionados a ela, a auditoria interna ainda é um procedimento distante para algumas empresas, principalmente, para aquelas de menor porte.

Durante muito tempo, esse processo foi destinado apenas para organizações maiores, em que é exigido um nível de controle maior por parte de sócios, acionistas e do mercado como um todo.

Entretanto, o que observamos atualmente é que a auditoria interna tem se tornado uma excelente ferramenta para a gestão da empresa, seja ela de pequeno ou de grande porte. Acompanhe este artigo e veja como esse processo pode funcionar em seu negócio. 

O que é a auditoria interna?

Para entendermos bem esse conceito, vamos separar os dois termos. Uma auditoria é um procedimento que visa averiguar algum ponto dentro de uma empresa, que pode estar relacionado aos processos gerenciais ou às questões tributárias, contábeis, trabalhistas, entre outros.

Quanto ao termo “interna”, significa que essa atividade é requerida pela própria organização, que definirá todos os pontos que serão auditados. Portanto, a auditoria interna será um processo de verificação, que visa aperfeiçoar e garantir a credibilidade nas operações executadas, bem como nas informações geradas pela empresa.

Como funciona esse processo?

Como mencionamos, a auditoria interna será, basicamente, um processo de verificação de algum ponto ou de toda a empresa. Portanto, ela funcionará seguindo os pontos determinados pela gestão da empresa em forma de checklist.

Ou seja, os responsáveis elaborarão uma série de requisitos e a forma que eles devem ser cumpridos por cada um dos departamentos. Assim, os auditores passarão em cada um dos setores que serão auditados e verificarão se todos os pontos do checklist estão sendo executados da forma esperada.

Ao final do processo, será emitido um relatório de auditoria que servirá para a administração da empresa verificar o que pode ser melhorado. Além disso, são destacados os departamentos que vêm executando suas atividades da forma correta.

Quando ela se torna necessária para uma empresa?

A auditoria interna pode se tornar necessária para uma empresa em três situações. A primeira ocorre quando ela for passar por um processo de verificação realizado por auditores externos. Nesse caso, é feita para avaliar a qualidade dos procedimentos realizados na empresa, adquirir certificações ou até mesmo verificar questões fiscais, contábeis e trabalhistas.

Além disso, ela também será necessária sempre que os gestores quiserem avaliar o desempenho de algum ponto do seu negócio, por exemplo, pode ser feita uma auditoria interna para analisar o processo de recebimento de mercadorias, alimentação e controle de estoque e saída de produtos.

Ou ainda, pode-se solicitar uma auditoria interna para verificar todos os procedimentos da empresa, desde a recepção até a alta administração, passando por departamentos cruciais para o seu negócio como o financeiro, o de recursos humanos, entre outros.

Como a auditoria interna deve ser feita?

Inicialmente, é crucial que você prepare tudo com antecedência. Uma auditoria interna é um processo que demanda bastante cuidado. Portanto, a pessoa designada para acompanhar o procedimento ou até mesmo o auditor, deve antecipar-se e preparar todos os documentos que serão necessários com o máximo de antecedência possível e nos mínimos detalhes.

Outro ponto importante, é a destinação do horário para a realização da auditoria interna. O ideal é que um dia inteiro seja reservado para a realização do procedimento, já que durante a verificação de um determinado departamento, outro pode ser solicitado.

Portanto, para que isso não atrapalhe a auditoria nem o trabalho dos seus colaboradores, o ideal é que todos reservem um dia para dar total atenção ao processo. A auditoria interna também respeitará um passo a passo que descreveremos a seguir.

Definição de objetivos e resultados

O primeiro passo é a definição de objetivos e resultados esperados. Afinal, o processo deve vislumbrar a meta de otimizar os procedimentos administrativos e melhorar a gestão da empresa.

Planejamento e montagem de um cronograma de ações

Feito isso, é necessário montar um planejamento e, em seguida, um cronograma contendo todas as ações que serão desenvolvidas até o momento da auditoria interna. Essas datas devem ser informadas aos funcionários para que eles fiquem atentos aos prazos.

Validação dos processos

Em seguida, será necessário avaliar todos os processos realizados e adequá-los com o objetivo de validar cada um deles. Ou seja, transformar esses procedimentos em algo que realmente proporcione benefícios para o dia a dia da empresa.

Os pontos extraídos desse processo de validação poderão ser utilizados nas verificações de conformidade a serem realizadas pelos auditores.

Gerenciamento de não conformidades

Durante o processo de auditoria serão encontrados alguns pontos que não estarão em conformidade com o que foi definido. Portanto, eles deverão ser muito bem detalhados e repassados à gestão da empresa para que ela adote as medidas cabíveis para a resolução dessas pendências.

Emissão de relatórios

Por fim, os auditores emitirão um relatório contendo todos os resultados extraídos do processo, bem como os pontos de não conformidade que devem ser observados e, se possível, solucionados.

Qual a diferença entre a auditoria interna e a externa?

A auditoria interna é aquela realizada por profissionais que atuam na empresa ou contratados por ela para realizar algum tipo de verificação. Por outro lado, a externa é um tipo em que pessoas não ligadas à organização fazem as averiguações.

Elas estabelecem os requisitos e os pontos que precisam ser avaliados no processo. Geralmente, a auditoria externa precede a interna. Esta, por sua vez, pode se tornar uma forma de prevenir possíveis autuações na externa, servindo como uma preparação para receber os auditores.

Quais são os benefícios desse processo para uma empresa?

Um dos principais benefícios de uma auditoria interna é a possibilidade de verificar possíveis gargalos ou erros que estejam ocorrendo na administração ou gestão do seu negócio. Além disso, ela também oferecerá as informações necessárias para solucionar tais questões.

Outro benefício que virá em conjunto ao anterior, é a perfeita adequação do seu negócio às normas que regulamentam as questões fiscais, trabalhistas e contábeis, tendo em vista que, a auditoria interna fará a verificação desses pontos.

Por fim, esse processo também contribuirá para a união da sua equipe, principalmente, se você puder atribuir algum tipo de premiação, reconhecimento ou benefício para aqueles que se empenharam e atenderam a todos os pontos que foram estabelecidos na etapa de preparação para a auditoria.

A auditoria interna é um processo que, além de proporcionar uma série de benefícios para uma empresa, também possibilita que ela esteja sempre em dia com as suas obrigações e procedimentos administrativos.

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Sobre o autor

Grupo Fatos

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