Recursos Humanos

Aprenda como fazer a gestão de tempo em pequenas empresas

Escrito por Grupo Fatos

O potencial produtivo de um negócio determina a sua capacidade de expansão. No entanto, com a rotina atarefada e conturbada de uma administração, conseguir realizar tudo que se precisa é uma tarefa difícil. Por isso, a gestão de tempo em pequenas empresas deve ser aplicada e priorizada para garantir o sucesso.

Mas, afinal, como posso aproveitar melhor o tempo da minha empresa para tornar os processos mais eficientes? É o que iremos explicar neste conteúdo! Continue conosco e aprenda a empregar tal funcionalidade em sua PME!

Entenda as vantagens da gestão de tempo em pequenas empresas

Nas pequenas empresas, muitas das vezes, a quantidade menor de colaboradores e a estrutura reduzida do negócio são responsáveis por um grande fluxo de tarefas. Para que a rotina de trabalho não fique conturbada e sobrecarregue a equipe, é preciso gerenciá-la com cautela e direcionar os esforços para o lugar certo.

Manter a produtividade elevada é essencial nesses casos, afinal a pequena empresa depende diretamente de seus resultados pontuais. Assim, estruturar os melhores caminhos para que os afazeres sejam cumpridos nos prazos corretos e no tempo adequado é fundamental.

Gerenciando o tempo da equipe e do negócio, você garante que os seus objetivos sejam atingidos. Além disso, o desempenho da empresa é certificado, pois a produção se mantém sempre em andamento.

Com essa prática, o tempo disponível para executar as atividades será sempre o mesmo. E é preciso usá-lo da melhor maneira, gerando mais resultados a partir dos mesmos recursos — essa é a maneira mais simples de evoluir a capacidade da empresa.

Mas, como é possível aprimorar o uso do tempo para desfrutar de mais eficiência no meu processo? Veja a seguir algumas dicas que ajudarão você a colocar essa ferramenta em prática e aumentar o potencial da organização.

Dicas para realizar a gestão de tempo em pequenas empresas

Administrar os afazeres de modo alinhado às expectativas de resultado não é fácil. Mas, com organização e engajamento da sua equipe de trabalho, é possível otimizar o tempo e produzir mais. Saiba como!

Elimine embargos na produtividade

Muitas vezes, inserimos pequenos hábitos durante a execução dos afazeres que consomem tempo e atrasam a entrega. Entre esses hábitos estão olhar as redes sociais e conversar em momentos inapropriados, por exemplo.

É importante que você tenha foco e dedicação enquanto está trabalhando em uma atividade para que não perca tempo sem perceber. Assim, é necessário estabelecer padrões de trabalho na empresa, a fim de estabelecer o protocolo de que todos mantenham dedicação e disciplina para cumprirem as suas funções.

Para alcançar esse objetivo, a companhia deve desenvolver uma cultura organizacional compatível. Assim, elimine as atitudes que você considera prejudiciais para a eficiência, como usar o celular durante o trabalho.

Organize e distribua tarefas adequadamente

Um erro recorrente para a gestão do tempo é a falta de critérios para a escolha de prioridades, pois é preciso definir tarefas urgentes e afazeres que podem ser realizados mais tarde. Quando há muito trabalho, essa falha pode se agravar. Desse modo, há o risco de perder controle e tornar a rotina da empresa conturbada.

Melhorar a produção requer gerenciar a execução das atividades, definindo a sua ordem e quanto tempo pode ser empregado para a conclusão de cada uma. Outro ponto importante nessa etapa é definir quem será responsável por cada tarefa.

Fazer a distribuição de forma nivelada é importante para não sobrecarregar algum funcionário com muitas obrigações enquanto outros ficam boa parte do tempo ociosos. Também se atente ao perfil dos colaboradores. Quando estão engajados, tendem a se dedicar mais e a entregar um resultado mais alinhado às expectativas.

Engaje o time

É fato conhecido da administração moderna que o contentamento e o engajamento dependem diretamente da motivação no ambiente de trabalho. Para se sentir determinado, o funcionário precisa estar confortável e de acordo com os princípios da organização.

A fim de conseguir tal comportamento, faz-se necessário estar lado a lado com a equipe, orientando e mantendo o time alinhado com as expectativas do trabalho. Dar feedbacks constantes, valorizar o bom desempenho e propor mudanças para gerar melhorias são ótimas formas de engajar os colaboradores.

Com tal atitude, o time começa a se sentir parte atuante dos objetivos propostos e em evolução juntamente com a empresa. Consequentemente, se dedica mais e produz mais, fazendo o tempo render.

Estabeleça metas

As metas orientam o caminho em direção à produtividade. Elas estipulam a quantidade que deve ser executada em determinado tempo. Assim, regem o trabalho, ditando a forma como ele deve acontecer para que os objetivos da equipe sejam atingidos.

Por isso, estabelecer metas de resultados, considerando o que os trabalhadores devem produzir, é um ótimo meio para aumentar a dedicação e a eficiência na empresa. Com essa prática, é possível prever de forma mais assertiva o que deve ser feito em cada momento.

Vale ressaltar que, para estipular os valores, o gestor deve gozar de bom senso. Afinal, o objetivo é motivar o time e garantir que os objetivos sejam atingidos, não trabalhar em cima de um valor que dificilmente será alcançado — o que pode causar desmotivação na equipe.

Utilize a tecnologia

Com a inovação digital, muitas ferramentas auxiliam os gestores a maximizarem o seu tempo e o de sua equipe, fazendo com que o trabalho renda mais. Assim, empregar novas tecnologias para integrar a execução e alinhar a produção pode ser muito vantajoso.

Hoje, é possível montar listas de tarefas online, dando acesso a todos os colaboradores ao que deve ser feito por cada um e ao prazo estipulado e, ainda, permitindo a comunicação com os demais colegas, sem precisar de deslocamento. O gerente também pode verificar em tempo real o andamento de cada atividade.

Dessa forma, distribuir, delegar e participar do que é feito se torna simples e rápido. Com o auxílio de ferramentas digitais, o controle sobre os afazeres é aprimorado, aumentando a eficiência.

A gestão de tempo em pequenas empresas é uma prática crucial para a saúde do negócio, pois a produção é diretamente relacionada ao faturamento. Vale a pena empregar esforços a fim de administrar essa ferramenta e melhorar os seus resultados!

Nosso artigo ajudou você a pensar em estratégias para melhorar a gestão da sua pequena empresa? Quer integrar nossa comunidade e receber conteúdos para aprimorar seus negócios? Curta nossa página no Facebook e junte-se a nós nessa missão!

Sobre o autor

Grupo Fatos

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